Тем не менее бывают ситуации, когда вы никак не можете ответить сразу же из-за каких-то срочных дел или горящих сроков. Тогда стоит нажать на кнопку «Ответить» и оставить окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободная минутка. Есть только одна ситуация, в которой я в виде исключения советую отвечать на электронное письмо на следующий день.
Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.
Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.
Используйте чаты
Кроме электронной почты, в организациях, стремящихся к высокой эффективности, для непрерывной коммуникации в последнее время все чаще нормой становится использование чатов для решения рабочих вопросов.
Хотя частично это может быть связано с тем, что они сами создали этот чат, но компания IBM на ранней стадии устанавливает его в качестве стандартного ПО на компьютеры всех примерно 400 тысяч сотрудников по всему миру.
Чат – это прекрасный инструмент, одновременно обладающий как преимуществом личного общения и общения по телефону, а именно «мгновенностью», так и преимуществами электронной почты, заключающимися в отсутствии необходимости выбирать место и время, а также сохранении «истории сообщений». В чате вы можете быстро обменяться сообщениями, даже если вы сами или собеседник не можете просто позвонить или поговорить лично, потому что, например, сейчас находитесь в дороге или на совещании, или если собеседник за границей, и потребуется много времени, чтобы узнать его номер телефона.
Здесь важно не начинать разговор с приветствия или уточнения, свободен ли сейчас собеседник, а переходить сразу к делу. На вопрос «Могу я с вами сейчас поговорить?» вам не смогут ответить «Нет», поэтому просто начинайте излагать нужную информацию, предвидя вопросы и возможные ответы собеседника. Например, напишите: «Здравствуйте. Пожалуйста, уточните: мы должны были предложить время следующей встречи до понедельника, верно? Ответьте «да» или «нет». При таком построении вопроса собеседник даже во время совещания сможет написать вам одно слово, и ваша проблема разрешится.
