Чтобы улучшить ваше электронное письмо, я предлагаю следующие два метода:
Пишите просто
В качестве техник, позволяющих уменьшить объем текста, можно использовать уже описанные приемы разделения на пункты и переноса вывода в начало письма.
Не делайте ненужных искусственных разделений строк
Этот прием предотвратит не только ненужное удлинение текста, но и появление неровного края.
В этой книге я также решил ограничиться пояснением каждого пункта на одном развороте, так как стремился сделать текст легко читаемым. То же и в электронной почте: если вы не будете заставлять получателя прокручивать ваше письмо, а напишете его так, чтобы весь текст было видно, как только получатель открыл письмо, вы не только создадите условия, чтобы получатель точно прочел его, но и увеличите скорость собственной работы.
Пишите информацию на шаг вперед
Больше всего неудобства доставляют ответы собеседника, когда приходится обмениваться множеством писем и без каждого ответа невозможно перейти к следующему шагу.
Рассмотрим пример, когда нужно согласовать время совещания:
А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___?
Б: – Да, найдется.
А: – Когда вам будет удобно?
Б: – В первой половине недели, если возможно.
А: – Тогда как вам во вторник с 10:00 до 10:30?
Б: – Вы знаете, вот именно на это время уже есть планы.
…(Далее часть диалога опущена. Уже отправлено 6 электронных писем, по три от каждого участника)… Если бы участники разговора общались лично, то в таком диалоге не было бы ничего удивительного, но пока идет такой обмен электронными письмами, собеседники могут уже запланировать что-то другое.
Собственно говоря, собеседнику А. стоило бы в первом же письме забежать на шаг вперед и указать временные рамки или предоставить несколько вариантов на выбор, чтобы можно было получить всю нужную информацию в ответ на первое же сообщение.
А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___? Если свободны, можем встретиться на 30 минут во вторник в любое время с 10:00 до 15:30. Пожалуйста, сообщите, когда вам удобнее.
Б: – Хорошо, понятно. Давайте назначим на 14:30–15:00, встретимся на втором этаже.
В этом примере собеседник Б. в своем ответе тоже забежал на шаг вперед и указал место встречи. Чтобы работать более эффективно, необходимо сокращать число электронных писем до минимума.
Отвечайте сразу же
Ваш электронный почтовый ящик быстро наполняется письмами. Вы откладываете их на потом и не успеваете сделать то, что вас просили, или вообще забываете о просьбе. С вами такое бывает? Некоторые создают специальную папку «Ответить» для писем, на которые не ответили, или помечают их специальным флажком, или помечают как-то еще, чтобы не забыть, но лучший способ – ответить на письмо сразу, как только прочли его. Уверен, вы можете сразу же принять решение по большей части писем. Нет причин откладывать ответ на потом. В ту же минуту, как только получили письмо, соберите все свое внимание и ответьте, порадуйте собеседника быстрой реакцией на просьбу или вопрос.
