Скрываются цели отправки сообщения
Я иногда пользуюсь этой техникой и хотел бы познакомить с ней и вас. Она заключается в том, что, когда нужно отправить какое-то требование, предупреждение или иное сообщение, которое может быть неудобно отправить напрямую, я пишу «Прошу прощения, что отправляю письмо нескольким получателям в скрытой копии», а на самом деле вношу в графу «Скрытая копия» только одного получателя. Таким образом можно сказать неприятные вещи, не создавая лишних трений.
Не отображается бесконечно длинный список получателей
Здесь все зависит от особенностей почтового клиента-получателя, но невозможно учесть функциональные возможности ПО каждого.
Не забывайте, что электронные письма также отражают ваше умение вести себя, и используйте электронную почту разумно.
При написании от первого лица используйте местоимение «я»
Мне доводилось видеть электронные письма, где отправитель говорил о себе иносказательно, используя название должности, например, «человек в моей должности». На мой взгляд, такие выражения препятствуют эффективной коммуникации, и я бы не советовал их использовать.
Изначально замена местоимения первого лица словом «должность» (дословно с яп.) – привычка бывших государственных служащих. Используя слово «должность», они одновременно гордятся смыслом, который она несет, и как бы ставят себя немного ниже широкой общественности[5].
В настоящее время многие компании, проводя тренинги для новых сотрудников, просят не использовать такие устаревшие выражения, но в реальности старшее поколение продолжает их использовать, так что и новички перенимают эту привычку.
Я убежден, что, как профессионал, человек должен брать всю ответственность на себя. Используя название должности вместо личного местоимения, человек выводит на первый план свою роль сотрудника компании, тем самым, возможно, передавая собеседнику дополнительный нюанс значения, указывающий на то, что отправитель считает, что все, что даже незначительно отделено от работы, его не касается, или что дело изначально не имеет к нему отношения. В наше время такой подход недопустим.
Получатель одинаковых по содержанию электронных писем (запросов, указаний, обсуждений и т. д.) ответит на них по-разному в зависимости от того, пишет отправитель от собственного лица или же заменяет личное местоимение должностью. Во всяком случае, впечатление от таких писем будет абсолютно разным. Мне кажется, это может привести даже к состоянию, когда работа вроде бы продвигается, но на самом деле стоит на месте.
