Еще не так много времени прошло с тех пор, как электронную почту начали повсеместно использовать в бизнесе, но следующим поколениям сотрудников следует воспринимать использование личного местоимения «я» в качестве одного из правил электронной переписки.
Начинайте электронное письмо с вывода
В главе о совещаниях я уже упоминал о «правиле антикульминации». В бизнесе то же самое требуется и при электронной переписке. Закрепленное в нашей ДНК «вежливое» построение речи, повторяющее структуру традиционной литературы, заканчивающейся кульминацией-выводом, проявляется и в написании рабочих электронных писем. Но в рабочей среде куда эффективнее будет напрямую написать «Просьба», «Уведомление о выходном дне 18 апреля» или «Просьба о ___. Срок до ____» в заголовке и «У меня к вам просьба. Нужно, чтобы вы выполнили это и это. Это нужно, чтобы____» в теле письма.
При таком построении текста человек, у которого много дел, прочитав только начало письма, поймет, какова важность сообщения и какие действия от него требуются. Также начало письма задает тон остальной его части и определяет, насколько внимательно получатель будет читать информацию, поэтому при более четком и конкретном начале содержание всего письма будет понятнее.
Более того, таким образом вы не создаете лишней нагрузки на читателя, которая возникает, когда он не понимает, что именно вы хотите сказать, пока не дочитает до вывода в конце, и не раздражаете его тем, что ему приходится тратить время на чтение всего текста письма, которое, с точки зрения получателя, в итоге оказывается непропорциональным затраченным на чтение усилиям.
Кроме того, если вы пишете кому-то не впервые и не после достаточно долгой паузы в переписке, не нужно начинать письмо с вежливого приветствия и собственного представления (например, с таких фраз как «Извините, что беспокою, когда у вас так много дел» или «Я сотрудник отдела Н., меня зовут М.»).
Переходите сразу к делу и пишите так, чтобы с первого же предложения было понятно, о чем вы хотите попросить.
Порадуйте получателя вашего электронного письма и используйте цветистые вежливые фразы, только если соблюли основное правило изложения важного в самом начале.
Разделяйте текст на пункты
Одна из техник, которая позволит сделать ваше электронное письмо более пригодным для чтения, – это выделение пунктов.
У этой техники есть два основных правила:
1. Структура пунктов должна быть одинаковой.
2. Пунктов не должно быть слишком много (магическое число 7).
