Указывайте адресата
Бывают электронные письма, текст которых начинается с самой первой строчки. Если письмо адресовано одному человеку, то понятно, к кому обращается отправитель, но в случаях, когда указаны несколько основных адресатов и адресаты в копии, бывает сложно разобраться, кому именно отправлено сообщение.
Кто-то может настаивать, что в таком случае письмо адресовано всем, кто записан в графе «Кому:», но я прошу вас начинать электронное письмо, отправляемое адресатам в копии, с обращения к конкретному человеку. Так этот человек поймет, что действий ожидают именно от него. Например, если сотрудник получил письмо с просьбой выполнить какую-то работу и его имя стоит в копии, то он посмотрит только на то, что важно именно для него, и решит, что работу запрашивают у кого-то другого. Если все получатели решат, что электронное письмо для кого-то другого, то просьба не будет выполнена.
В спешке вы можете написать «Коллеги», но если письмо отправляется нескольким людям, будет лучше, если вы обратитесь к каждому из них по имени. В этом случае удобнее не указывать в обращении должности получателей[4].
В некоторых организациях принято всегда обращаться к коллегам по должностям, например, «начальник отдела г-н А.» или «начальник подразделения г-жа Н.», но в этом случае нужно будет тратить время на проверку актуальности должностей, не было ли кадровых перестановок, а неправильно указанная должность в наше время понижений в должности и внезапных перестановок может воспрепятствовать коммуникации.
Используйте скрытую копию
В любом почтовом клиенте есть функции отправки сообщения в копии (CC, Carbon Copy) для информирования получателя и в скрытой копии (BCC, Blind Carbon Copy), то есть так, чтобы основной получатель не увидел, кого вы информируете. А вы умеете пользоваться скрытой копией?
По-моему, есть два назначения использования графы «Скрытая копия»: когда вы хотите информировать кого-то, но не хотите, чтобы основной получатель об этом знал (эта мера также необходима, когда получатели друг с другом незнакомы), и когда отправляете письмо нескольким получателям и вписываете их всех в графу «Скрытая копия».
Далее я хотел бы познакомить вас с некоторыми прочими преимуществами скрытой копии.
Предотвращается намеренная или ненамеренная отправка ответа через «Ответить всем»
Если ответить на письмо с пометкой «Ответить всем», то увеличится число получателей, которым ответ изначально не должен был быть адресован. Использование скрытой копии позволяет избежать этой ошибки.
