Во-вторых, автоматизация планирования поставок позволяет унифицировать бизнес-процесс и методику расчета. В компаниях, где работает несколько сотрудников, занимающихся расчетами заказов для поставщиков, чаще всего проблемы связаны с тем, что у разных сотрудников разная подготовка и квалификация: кто-то делает эту работу квалифицированно, без ошибок и оперативно, у них не возникает сложностей с этим вопросом, а кто-то недостаточно подготовлен, что может привести к ошибкам и неверным расчетам. Автоматизация позволяет всем сотрудникам применять оптимальные бизнес-процессы и методики расчетов.
В-третьих, в случае отсутствия автоматизированных инструментов существует опасность того, что компания может попасть в зависимость от опытного менеджера по закупкам. Как это выглядит? Когда менеджер по закупкам работает долго в компании, он хорошо знает и понимает товар, продажи и поставщиков, и его расчеты заказа поставщикам достаточно качественные в силу этих знаний. Такой сотрудник высоко ценится в компании, у него высокая оплата труда и различные преференции. Но есть вероятность, что такой сотрудник может начать «выкручивать руки», постоянно требовать повышения зарплаты и т. д. Новому сотруднику понадобится очень много времени, чтобы приобрести этот опыт, и, кроме того, будет допущено много ошибок при заказе товаров. Знакомы с пословицей «У каждого врача есть свое кладбище»? Так и у менеджера по закупкам есть свое «кладбище» неликвидов. Чаще всего в автоматизированных инструментах заложены оптимальная методика и бизнес-процесс расчета формирования заказа, это позволяет унифицировать расчеты, при этом период адаптации новых сотрудников значительно уменьшается.
Еще один эффект от автоматизации — это получение готовых «лучших практик». Не в каждой компании есть сотрудники, которые обладают достаточными знаниями по управлению запасами, прогнозированию спроса, а также большим положительным опытом в данных областях. Одно из решений — поиск сотрудника с необходимыми компетенциями, но при приеме таких «звезд» на работу сложно определить, действительно ли они могут оптимизировать работу в компании, достаточно ли у них компетенций и характера, чтобы провести необходимые изменения. За годы своей работы я видела немало таких «звезд», которые не смогли ничего реализовать при очень больших возлагаемых на них надеждах. К сожалению, увидеть это можно лишь только после полугодовой работы в компании такого сотрудника. Другой путь — это внедрить автоматизированный инструмент для прогнозирования спроса и расчета заказа поставщикам. Безусловно, это не панацея: всегда есть опасность купить такой инструмент и не использовать его, или сотрудники будут его использовать неквалифицированно. Но эффект от внедрения таких инструментов может быть настолько велик, что он стоит того, чтобы выделить ресурсы для его покупки и грамотного внедрения.
