Что делать, если у поставщика в сезон невозможно купить необходимый товар? Перед сезоном необходимо сформировать список альтернативных поставщиков на важные товары, а в случае если таковых нет, проработать аналогичные товары у других поставщиков. В этом случае у компании будет возможность маневра при дефиците у основного поставщика.
Я думаю, все сталкивались с таким явлением, как «фиктивные резервы». Их делают менеджеры по продажам для того, чтобы зарезервировать товар «на всякий случай» для своих клиентов. Что происходит, если в компании их не запрещают? Менеджер, который сделал резерв товара, возможно, отгрузит его своему клиенту, а может быть, нет, в то же время другим клиентам этого товара не хватит — и компания недополучит доход, который могла получить. Далее, при заказе товара поставщику менеджер по закупкам будет считать заказ с учетом свободных остатков, и в случае если по «фиктивному резерву» не произойдет отгрузка, заказ поставщику будет превышать необходимый объем.
В результате в компании, в которой не запрещены «фиктивные резервы», уровень запасов в целом значительно выше, чем он действительно необходим. Поэтому, если вы хотите повысить оборачиваемость товаров, посмотрите в первую очередь на систему резервирования в вашей компании. Что можно сделать для предотвращения злоупотреблений с резервами? В первую очередь запретить удаление, изменение резервов непосредственно в самом документе, это необходимо делать отдельными документами: «Корректировка заказа клиента», «Удаление заказа клиента». Это позволит отследить, кто делает резервы. Обязательно применение административных мер по запрету «фиктивных резервов». Выявить «нарушителей» можно, просто сравнив, какой процент товара отгружается по резервам того или иного менеджера.
Менеджеры по продажам должны периодически, не реже одного раза в 5 дней, проверять резервы, снимать товар с резервирования, если не получена предоплата. Если клиент все-таки планирует покупку этой товарной позиции, выписывайте новый счет, создавайте резерв от новой даты. Так вы обеспечите постоянный контроль за складскими остатками.
Я встречала еще такую практику: раз в неделю на общем совещании отдел закупок пересматривает все резервы, обсуждается, насколько они актуальны; если наблюдается дефицит товаров, резервы закрепляются за клиентами соответственно приоритетам. При этом все неактуальные резервы снимаются, и в результате в этой компании нет резервов, в которых «зависают» товары.
