В первой фазе не страшно «потерять»
несколько дел или часов. Важно охватить масштаб происходящего: нужно увидеть,
сколько из 24 часов тратится наиболее эффективным образом.
Опыт показал, что для получения
хоть какой–то картины нужно записывать
свои дела в течение трех дней. В идеале хорошо бы продержаться пять.
Некоторые увлекаются этим до такой степени, что умудряются продержаться месяц и
больше, что приводит к целому ряду очень интересных открытий, но это другая
история. Результатов трехдневного эксперимента хватает в среднем на три–шесть
месяцев либо до ближайшей значительной перемены в бытовой или рабочей ситуации.
Когда полностью охвачены
несколько дней жизни, можно сесть и взглянуть на результат. Куда ушло время? Мы
увидим часы, потраченные на генеральные уборки, деловые переписки и неприятные
мелочи. Также заметим, что к некоторым из них мы морально готовились часами,
хотя само выполнение заняло 15 минут. Подбираясь к малоприятным делам, мы
цепляемся за любую альтернативу: останавливаемся у книжной полки и на час
зачитываемся книгой, три часа допиваем чашку чая, вспоминаем, что давно хотели
позвонить другу, с которым можно весело проболтать по телефону час.
Некоторые сделают интересные
находки, например, обнаружат, что проверяли электронную почту четыре часа, хотя
получили два новых письма, из которых ответили на одно, подписывали три
конверта 40 минут или искали потерянный документ целый вечер, чтобы потом за
три минуты сделать его копию, упаковать в конверт и отправить в нужную контору.
С таким материалом уже можно работать.
Малоприятные задания, затягивающиеся
до бесконечности, потому что за них не хочется браться, нужно превращать в
рутины. Мелочи, неожиданно превращающиеся в монстров, нужно анализировать и
планировать. То, что когда то было простым заданием, но разрослось в большую
проблему, потому что слишком долго откладывалось, – впредь отслеживать и
выполнять вовремя. Про часы, потраченные неизвестно на что, станет яснее, куда именно
они делись. Отвоевав эти часы у дел, выходящих из–под контроля, их можно будет
включить в свои планы и распорядиться ими наилучшим образом. Занявшись
хронометражем, я выявила несколько сортов «пожирателей» сил и времени. Для
начала я разделила их на мелкие и крупные и попыталась разобраться с каждой из
этих категорий по очереди. Начала с мелочей, каждая из которых казалась
незначительной. Однако, собравшись вместе, они превращались в море, в котором я
все время норовила утонуть.
