• Всегда храните под рукой каталог важных имен, адресов и телефонных номеров. Не полагайтесь на запись в адресной книге телефона: во время разговора вы не сможете им воспользоваться.
• Записывайте время важных входящих и исходящих электронных сообщений и телефонных звонков в ежедневник. Та к вы всегда будете знать, когда произошло событие и когда вы на него отреагировали.
При наличии налаженной системы поиска необходимых бумаг, найти необходимый документ можно достаточно быстро и легко. Если же ваша система далека от совершенства или ее не существует вовсе, стоит все-таки затратить время на ее разработку.
Во-первых, она должна быть простой. Зачем лишний раз усложнять себе жизнь? Сложная система с перекрестными ссылками редко помогает быстро находить нужное, скорее, наоборот, – отнимает больше времени для ее создания и поддержания. Выберите систему, удовлетворяющую всем вашим требованиям. Убедитесь, что она работает хорошо, а вы, благодаря ее функционированию, оперативно можете найти все необходимое. Вот некоторые простые предметы системы поиска, помогающие быстро находить нужные бумаги:
• папки для главных проектов с яркими надписями;
• лоток «Срочное» для шести ежедневных задач;
• небольшие карманные блокноты, разделенные по темам и размещенные в алфавитном порядке;
• папка-гармошка для хранения документов в хронологическом порядке;
• набор каталожных карточек для занесения полной информации о клиентах, расположенных либо в хронологическом порядке, либо по виду продукции;
• набор конвертов для квитанций с пометкой для каждого месяца;
• яркая папка или коробка с ярлыком « V.I.P.», куда заносится самая важная информация. Такая папка непременно должна быть яркой, чтобы вы никогда не теряли ее из виду.
Для эффективного использования времени важно точно знать, где хранятся те или иные документы. Обязательно убедитесь в том, что информация попала именно в нужную папку. Это может показаться само собой разумеющимся, но частое использование таких простых приемов приносит большую пользу управлению временем, чем все персональные системы организации и самые лучшие наглядные пособия в мире.
Используем рациональные способы
Опоздания – всеобщая проблема. Если у вас нет времени действовать по правилам, прибегните к чрезвычайным мерам.
• Вместо отправки письма в ответ на входящее сообщение изложите свою информацию на оригинале, сделайте ксерокопию и верните отправителю. (Адресат получит своевременный, хотя и не очень красиво оформленный ответ. Но это все же лучше, чем не отреагировать вовсе или ответить с опозданием).
