Управление временем | страница 12



Кроме того, учтите такой факт: если вас прерывают в тот момент, когда вы пытаетесь что-либо запомнить, то, как следствие, вы начисто это забываете. Поэтому не ленитесь записывать свои планы. Благодаря этому вы:

• не забудете ничего важного;

• не будете вынуждены повторно идти или звонить, чтобы закончить задание;

• сможете регулярно вычеркивать из списка уже сделанное и знать, что часть заданий окончательно завершена.

Справляемся с бумажной волокитой

Есть некоторые, на первый взгляд, незначительные моменты, которые очень отрицательно сказываются на самоорганизации. Беспорядок на столе, в портфеле, шкафу для бумаг или автомобиле – яркое свидетельство того, что вы не в состоянии организовать себя и свою бумажную работу. Привычка ничего не выбрасывать может обернуться настоящей катастрофой. В один прекрасный день вы рискуете быть погребенным под горами макулатуры, годящейся разве что на растопку камина в уютном загородном домике. Единственный способ борьбы с бумажной волокитой – это работать с одним документом не больше одного раза. Внимательно ознакомившись с документом решите, что с ним делать дальше:

• зарегистрировать и подшить;

• обдумать;

• передать другим;

• бросить в корзину.

Надо сказать, что последнее сделать труднее всего. Как правило, нам нелегко дается решение отправить в корзину для мусора лист бумаги. Очень жаль, что так мало значения придается мусорной корзине как «организационному» средству. Не поощряйте «инстинкт белки» – хранить все, что попало в руки. Если документ вам не нужен, избавьтесь от него.

Но если же вам тяжело заставить себя совершить такой шаг, обзаведитесь специальным лотком с пометкой «Для растопки» или какой-нибудь еще. Складывайте туда все, что не решаетесь выбросить. Через несколько месяцев возьмите третий документ снизу и не глядя выбросьте его. Коль скоро он не понадобился до этого времени, он вообще не имеет никакого значения.

Делаем личные записи

Очень важно помнить, что произошло в течение дня. Ведь другие люди могут воспринимать происходящее не совсем так, как вы. Чтобы в спорной ситуации быть уверенным в своей правоте, записывайте события дня.

Заведите специальный блокнот, в который будете вносить все замечания к резолюциям руководства. Всегда носите этот блокнот с собой.

Обязательно держите у телефона бумагу и ручку. Удивительно, почему люди не делают этого. Как часто во время телефонного разговора собеседник вдруг просит подождать минуточку, пока он не найдет, чем бы записать новую информацию!