Excel. Мультимедийный курс | страница 49

Таким образом, вы буквально несколькими щелчками кнопки мыши очистили таблицу от дублирующихся (и часто ненужных) записей. Как уже говорилось, в больших таблицах ручной поиск и удаление может занять несколько часов работы, которые вы могли потратить на более полезные дела.

Очень часто применение структуры таблицы может упростить поиск и работу с нужными данными. Предположим, вы создаете прайс-лист, в котором содержатся товары самых разных групп. Этот прайс-лист будет включать заголовки групп товаров, возможно, заголовки второго уровня, данные о самих товарах и ценах. Можно создать такую структуру таблицы, при которой будут отображаться только товары определенной группы. Это удобно, так как, если вы ищете цену, например, картриджа для принтера, вам следует отобразить товары группы расходных материалов и искать нужный картридж в этой группе, а всю таблицу просматривать не надо.

Создадим новую таблицу, чтобы рассмотреть пример создания структуры. В определенной ячейке укажите название группы товаров, а в нижерасположенные ячейки введите наименования товаров данной группы. Затем введите название следующей группы товаров, потом – наименования товаров этой группы. И так далее, пока весь прайс-лист не будет составлен. В дальнейшем вы сможете добавить или удалить строки, чтобы добавить новый товар или удалить ненужный.

В качестве примера будем использовать таблицу, приведенную на рис. 5.16.

Рис. 5.16. Пример таблицы для группировки данных

Ячейки R2C2, R7C2, R11C2 и R15C2 в нашем примере не что иное, как заголовки групп товаров. Остальные ячейки – наименования товаров. Вы можете проставить справа от товаров цены, хотя для нашего примера это не обязательно.

Теперь создадим структуру документа.

1. Выделите ячейки первой группы товаров. В нашем примере это ячейки R3C2−R6C2.

2. Нажмите кнопку Группировать, расположенную в группе Структура вкладки Данные.

3. В появившемся диалоговом окне Группирование установите переключатель в положение Строки и нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто.

Обратите внимание на кнопку со значком «-», появившуюся слева от заголовков строк (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Строки 3−6 сгруппированы

4. Нажмите кнопку со значком «-». Значок на кнопке изменится на «+», а строки с товарами первой группы будут скрыты.

5. Выделите ячейки с товарами следующей группы (