Excel. Мультимедийный курс | страница 48
На этом мы закончим обзор фильтров. Вы можете поэкспериментировать с фильтрами самостоятельно, чтобы понять, что делает и как настраивается конкретный фильтр.
Удаление дублирующихся данных
При создании объемных таблиц никто не застрахован от ввода данных, которые уже присутствуют в таблице. Например, вы составляете опись товара и в определенный момент и по каким-либо причинам вводите данные о товаре, который уже ранее встречался в списке. В документах, использующихся для отчетности или подсчитывающих какую-либо статистику, дублирующиеся данные недопустимы. Чтобы не просматривать часами таблицу, которая может состоять из десятков столбцов и сотен (а то и тысяч) строк, в поиске дублирующихся записей, используют инструмент, о котором мы поговорим в этом разделе.
Для начала создадим дублирующиеся записи в таблице, с которой мы работали в предыдущем разделе.
1. Введите в ячейки столбца 1 пару дублирующихся записей, например Хлеб и Кофе.
2. Укажите цены на эти товары. Этот шаг не является обязательным для нашего примера.
Ваша таблица должна быть похожа на таблицу, изображенную на рис. 5.13.
Рис. 5.13. Пример таблицы с дублирующимися данными
Теперь в столбце 1 содержатся две ячейки с товаром Хлеб и две – с товаром Кофе. В нашей таблице всего несколько строк, поэтому мы сразу видим дублирующиеся записи, но если в таблице несколько сотен строк, найти такие дубликаты бывает достаточно сложно.
1. Выделите любую ячейку столбца 1 или 2, в котором содержатся дублирующиеся данные.
2. Нажмите кнопку Удалить дубликаты в группе Работа с данными вкладки Данные. Появится диалоговое окно Удалить дубликаты (рис. 5.14).
Рис. 5.14. Диалоговое окно Удалить дубликаты
ПРИМЕЧАНИЕ
Мы будем удалять дубликаты только в столбце 1, поскольку разные товары могут иметь одинаковую цену. Если флажок Столбец 2 будет установлен, то дубликаты удалятся и из столбца 2. В этом случае, если в таблице присутствует несколько разных товаров по одной и той же цене, они будут удалены из таблицы. В некоторых других случаях, возможно, придется установить флажки для нескольких столбцов.
3. Снимите флажок Столбец 2.
4. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое ок но Удалить дубликаты будет закрыто, а на экране появится сообщение с информацией о количестве найденных и удаленных дубликатов (рис. 5.15).
Рис. 5.15. Сообщение о количестве удаленных дубликатов
5. Закройте сообщение, нажав кнопку
