Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. | страница 47

Даже если у вас предусмотрена концертная или шоу-программа, помните, что и она не может длиться бесконечно, делайте небольшие перерывы между выступлениями, чтобы люди могли пообщаться. Для некоторых мероприятий, целью которых является общение между участниками, паузы – единственное время, когда это можно сделать не торопясь. В этом случае перерывы станут для участников не меньшей ценностью, чем остальная часть мероприятия.

Если по каким-то причинам вы не можете сделать общий перерыв в мероприятии для всех участников, позаботьтесь о том, чтобы каждый мог решить проблему короткой паузы самостоятельно. Например, в ходе длительного заседания, конференции вы можете организовать постоянный кофе в зале или в холле рядом с залом, где проводится мероприятие.

Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.

При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.

Короткие советы выступающим на мероприятиях.

– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.

– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.

– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.

– Больше четырех строк на слайде не читается.

– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.

– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.

– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.

– Если вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.