Тайм-драйв. Как успевать жить и работать | страница 49
Связку сроков и бюджета времени можно автоматизировать. Расскажу эту технику на примере книги, которую вы держите в руках.
Пройдем еще раз три шага алгоритма:
1. Определите общий объем задачи в каком-либо измерителе — страницы, главки, пункты… Для книг и статей удобно применять количество знаков. Эта величина наверняка сначала будет приблизительной — ничего страшного, будете корректировать ее по ходу дела.
2. Определите производительность труда. Для этого фиксируйте длительность и результативность каждой рабочей сессии. Рекомендую это делать в Excel либо в Outlook с последующим экспортом в Excel. Например, вот выдержка из моего реального хронометража проекта «П-книга» (т. е. «популярная книга», в отличие от первой книги, написанной в более строгом жанре):
В первой колонке — краткое обозначение части работы (в данном случае — главы). Далее — поля «Место», количество знаков, время начала задачи, длительность. Данные экспортированы из Outlook, поэтому не пугайтесь сложности цифр: они формируются автоматически при экспорте в Excel, я лишь фиксирую в календаре продолжительность работы над задачей.
— С помощью производительности труда свяжите сроки с еженедельным бюджетом времени. Например, вот реальная выдержка из excel-файла книги на момент написания этой главы:
Полужирным выделены два показателя, вводимые вручную: прогнозируемый объем работы и бюджет времени, который я предполагаю выделять на нее в неделю. Все остальное автоматически вычисляется в Excel. «Выполненный объем» и затраченное количество часов вычисляются суммированием показателей предыдущей таблицы. Делением одного на другое получается производительность труда — 4122 знака в час. На основе этого показателя вычисляются ключевые параметры для прогнозирования (выделены заливкой):
— Осталось часов (при нынешней производительности труда).
— Осталось недель работы (при заданном нами бюджете часов в неделю).
— Осталось недель до календарного срока завершения проекта (вычисляется с помощью автоматических операций с сегодняшней датой и введенной в особом поле плановой датой завершения проекта).
Такая таблица дает возможность легко отслеживать «прогресс» в работе над задачей и, самое главное, — прогнозировать сроки ее завершения. Очень важная функция: можно «играть» показателем «бюджет часов в неделю». Например: к какому месяцу работа завершится, если тратить на нее в неделю столько времени, сколько трачу сейчас? А если добавить в неделю пару часов за счет снижения приоритетности других работ? И т. д.
