Благодаря этой таблице мы получаем крайне важную вещь: автоматическую связь сроки исполнения задачи и бюджета времени, выделяемого на эту задачу в неделю. Одно дело — в Outlook создавать на видном месте задачу «Популярная книга: закончить рукопись к концу июля», и совсем другое — создавать задачу «Популярная книга: выделять 8 часов в неделю». Вторая запись гораздо более жесткая, обязывающая и мотивирующая.
У этой техники есть ограничения. Если задача достаточно неоднородна (например, некоторые разделы бизнес-плана значительно более трудоемки, чем остальные), методику придется применять к ее разнородным частям по отдельности.
Практика показывает, что творческий характер работы совершенно не препятствует прогнозированию и планированию. Да, сегодня я могу за час написать две страницы, а завтра — семь. Но как только количество записей переваливает за 10–15 — показатель «средняя производительность труда» становится достаточно точным. Соответственно, становится весьма точным прогноз сроков завершения задачи.
Будете ли вы использовать более формализованный и сложный способ либо более простой — дело вкуса и удобства. Важно, что в обоих случаях вы приобретаете репутацию пунктуального и надежного человека. Такого человека, который даже крупную интеллектоемкую творческую работу способен выполнять в плановые сроки.
Пятый шаг создания личной ТМ-системы
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное. Краткие рекомендации:
— Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.
— При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.
— Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями.
— В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.
— Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.
— Выделяйте 2–3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.
— При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.
— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности.
— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.
