— Расчистка рабочего стола. Не уверен, что можно постоянно поддерживать на рабочем столе идеальный порядок, как советуют классические руководства по тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в день — основное рабочее пространство, раз в неделю — стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно так же нужно в компьютере регулярно расчищать папки «Рабочий стол» и «Мои документы».
— Различные регулярные обязанности — оплата счетов, сдача отчетов, отправка документов в архив и т. п.
Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно в разделе «НЕДЕЛЯ» вашего ежедневника. Тогда вы увидите его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не останутся без вашего внимания.
Не знаю, насколько правдива эта история. Руководитель случайно услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться… Зарплата и прочее — все устраивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу работать…»
Руководитель, будучи человеком структурным и системным, вписал в график ежедневных рутинных задач — «Похвалить секретаршу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате получил высокомотивированного и преданного сотрудника.
Определение бюджета времени на задачу
Высший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять еженедельный бюджет времени на крупную задачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки. Например: вам нужно написать большую статью, книгу, диссертацию, положение о подразделении, бизнес-план развития региона… Сколько времени нужно еженедельно или ежедневно выделять на задачу, чтобы не превратить ее из важной, но не срочной в горящую и авральную?
Вспомним простой подход, многим хорошо известный по подготовке к экзаменам. Примерно так: «На подготовку у меня есть 10 дней, нужно подготовить 40 билетов. На каждый билет нужно потратить минимум час. Таким образом, каждый день мне нужно выделять на подготовку 4 часа».
Алгоритм следующий:
— Определили общий объем работы в любом измерителе (40 билетов).
— Определили производительность труда (1 билет в час).
— Через производительность труда связали сроки и бюджет времени (нужно выделять 4 часа в день).
Аналогично вы можете поступить с любой крупной задачей, например: «Мне нужно подготовить документацию по 20 товарным позициям за 10 дней. На работу с одной товарной позицией уходит около часа. Значит, в день нужно выделять на эту работу 2 часа».
Таким образом, вместо абстрактного «к середине сентября» у вас появляется очень конкретное «нужно выделять 2 часа в день» или «8 часов в неделю». Это гораздо сильнее мотивирует и при этом дает возможность четко отслеживать, укладываетесь вы в плановые сроки или нет.
