– создать общий контекст, как правило достаточно заранее сообщить участникам совещания его цель и повестку;
– подготовить тезисы выступления, чтобы голова была открыта для восприятия свежей информации.
При проведении совещания или рабочей встречи:
– соблюдать соответствие способа передачи информации ее типу (визуальная – визуальный, слова – речевая или письменная и т. п.).
– давать задание в определенном месте (например, кабинете)
– отключить по возможности от внешних источников информации (телефоны, компьютер, визитеры и т. п.).
– вести запись информации, а не стараться все запомнить: протоколы собраний, ежедневник;
– брать и давать обратную связь;
– "красную" информацию готовить так, чтобы пользователю было ясно без обратной связи
– структурировать информацию по правилу "5 по 5", для лучшего понимания и усвоения информации.
Инструкции и рабочая документация, контроль
Инструкции, кроме полезной информации, должны быть удобочитаемыми, поэтому желательно следовать правилам:
– инструкции должны иметь структуру “матрешки” с количеством элементов на каждом уровне около пяти, лучше 3–5, уровней вложения – два-три;
– схемы должны иметь структуру “матрешки” с количеством элементов в группах около 5-ти, лучше чтобы таких блоков было также 3–5, уровень вложения – до трех;
– для контроля используйте чек-листы: при промежуточном контроле, при подготовке к чему либо и т. д.;
– чек-листы желательно составлять также в формате «5 по 5».
Итак, мы рассмотрели вопросы, связанные с информацией. Правильная и точная информация способствует и экономии времени. Как еще можно его «экономить», как работать со временем рассмотрим в следующей главе.
