Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления | страница 23

Если задача поставлена перед коллективом, то:

1. Руководитель получает задание.

2. Решает, как ее исполнить, какие потребуются ресурсы.

3. Руководитель дает распоряжение на использование необходимых ресурсов.

4. Сотрудники выполняют нужное действие и сообщают о выполнении. Руководитель оценивает полноту и качество исполнения, при необходимости дает команду на доработку.

5. Крайнее действие – сообщение вышестоящему руководству о выполнении задания.

Также масштабируются и процессы. Сначала в крупной задаче выделяют пять этапов (планирование, управление, обеспечение, исполнение и контроль), потом каждый из этапов можно разделить опять на четыре и т. д. Понятно, что крупные задачи соответствуют организации в целом, а самый подробный уровень – отдельному сотруднику.

Зачем нам нужно это знание? – спросите Вы. Об этом дальше.

Итак, теперь вы знакомы со структурой правильного процесса. Как ее использовать на практике?

Попробуйте вспомнить проблемы, которые возникали при решении задач. С вероятностью 80 % это было по одной из причин:

Сотрудник не понял, что от него требуется;

Чего-то не хватило при целевом действии;

При выполнении что-то не было доделано;

Не вовремя или не точно сообщили о завершении работ;

Полученный результат не проконтролировали.

Т.е. обычно проблемы, не связанные с компетенцией сотрудника, возникают на границах этапов.

Иногда проблемы имеют тенденцию накапливаться по мере реализации проекта, поэтому полученный результат может сильно отличаться от задуманного:

Устранить эту проблему можно, в частности, промежуточным контролем. Тогда результат будет ближе к запланированному. Как и в каких точках осуществлять промежуточный контроль?

Теперь, зная структуру правильных процессов, вы понимаете, что оптимальные точки промежуточного контроля – между этапами:

Самый простой способ промежуточного контроля – составление чек-листов. По такому контрольному списку можно быстро проверить итог этапа. Конечно, это можно сделать и устно, но в этом случае чек-лист должен быть у руководителя в бумажном виде или в голове. Один из вариантов опросника для контроля сотрудников:

1. После этапа «Планирования»:

a. Какие действия и в каких случаях необходимо предпринять?

2. После этапа «Управления»

a. Что произошло?

b. Почему решено действовать именно так?