Разработать типовую анкету
Эта анкета может иметь вид таблицы, презентации в PowerPoint или даже фотографии стенда, где отражается статус реализации текущих проектов. Там должен быть массив всех текущих проектов и ресурсов, которые для этого привлекаются, а также стандартный список вопросов. Вопросы позволяют выяснить ценность, важность и эффективность любого проекта, например: откуда мы возьмем бюджет на проект? Есть ли у нас необходимые исполнители в команде? Кто будет руководителем проекта? Держите с собой эту анкету на совещаниях (в идеале – в вашем телефоне) и смело обращайтесь к ней, когда будете определять приоритеты в работе. Спросите у шефа, куда лучше поставить новый проект по двум критериям:
а) с точки зрения пользы для вашей команды и выгоды для бизнеса;
б) с точки зрения организационных ресурсов, необходимых для реализации проекта.
Начинать совещания с установки
Например, это может быть фраза: «Сегодня мы обсуждаем только проекты, касающиеся финансов и планирования. Если у вас появится хорошая идея на другую тему, мы обязательно ее запишем и обсудим на собрании, посвященном этому направлению работы». Также убедитесь, что по крайней мере один участник ведет протокол совещания, а еще один следит, чтобы обсуждение велось по теме совещания, без отклонений.
Находиться в ближайшей орбите начальника
Бывают начальники, которых привлекает слишком много разных проектов, и они напрочь забывают о содержании своих поручений сотрудникам. Для завершения проектов в такой ситуации требуются дополнительные усилия, а шеф вообще удивляется, что вы это сделали.
С таким начальником не следует делать большие перерывы между контрольными встречами по проектам. При личных встречах или в электронной переписке с шефом обязательно предъявляйте отчет о статусе текущих проектов. Периодически запрашивая обратную связь, вы проявите свою ответственность и будете держать начальника в курсе дел.
Провести подготовительную работу
Иногда бывает полезно потратить больше времени на разработку идеи, чтобы быстрее добраться до стадии прототипа. В этом случае вы сможете сказать наверняка, в чем эта идея соответствует, а в чем не соответствует текущему плану работ и вашим задачам. А поскольку вы уже провели первоначальное исследование темы, вы имеете право добавить в финальный отчет вопрос: привлечет ли этот проект к нам новых клиентов (повысит объемы продаж/ выручку)?
Конечно, замечательно, когда руководитель изучает новое и стремится к улучшениям во всем – от финального продукта до организационной структуры. И ваша задача состоит в том, чтобы помочь не допустить пустой траты времени и сил и вовремя оценить, какие новые идеи следует реализовывать.
