• Вы чаще других задерживаетесь на работе?
• Вы тратите время, выполняя за других задания, которые те могли бы сделать самостоятельно?
• За ваше недолгое отсутствие в папке «Входящие» накопилось огромное количество писем, не так ли?
• Вы принимаете участие в проектах, которые, по вашему мнению, вам следовало бы поручить другим?
Перегрузки и производительность
Дейл Карнеги предлагает шесть способов борьбы с перегрузками на работе.
Сваливание на других и игнорирование рекомендуются в наименьшей степени, исполнение и распределение получили среднюю оценку, а делегирование и замещение являются наиболее эффективными.
Не делегируйте легкомысленно
Решение о делегировании должно приниматься с учетом следующих этапов.
Этап 1: выделите подходящего человека или возможность
Какой проект или задание можно делегировать — не свалить — кому-то из моей команды? Способен ли он объединить людей? Подумайте, кто готов перейти на новый уровень профессионального роста.
Этап 2: обсудите с подходящим человеком задание
Назначьте встречу с тем, кто уже готов к подходящей возможности. Пройдитесь по фактам относительно делегирования.
Этап 3: расскажите о возможности или потребности; обязательно представьте ее взаимовыгодной
Во время встречи в красках распишите все преимущества делегированных полномочий. Если никаких преимуществ конкретно для этого человека не имеется, следовательно, вы просто сваливаете на него это задание, а не делегируете. Придумайте, как превратить это задание в обоюдовыгодное. Учитывайте рабочую нагрузку выбранного человека и будьте готовы помочь ему в свою очередь делегировать часть работы другому сотруднику, если возможно.
Этап 4: пройдитесь с выбранным человеком по плану; разработайте план действий
После того как делегирование принято, дайте сотруднику время обдумать конечные результаты и способы их достижения. Сообща поработайте над планом действий с описанием того, что и каким образом должно быть сделано. Или наставляйте человека при разработке такого плана.
Этап 5: обучайте и наставляйте
Покажите выбранному человеку, как выполнять незнакомые ему задания. Проведите его по всем процессам, чтобы удостовериться, что он все делает правильно. Возможно, в первый раз это займет чуть больше времени, однако впоследствии вы сможете снять с себя эту работу, задание или проект и расходовать освободившееся время более продуктивно.
Этап 6: предоставьте человеку свободу действий
Убедитесь в том, что выбранный вами сотрудник наделен необходимыми полномочиями для выполнения работы. В подходящее время предоставьте ему свободу действий и самоустранитесь в такой степени, какая комфортна для вас обоих для получения нужных результатов. Не поддавайтесь острому желанию постоянно вмешиваться и контролировать любую мелочь, но, с другой стороны, не отказывайтесь от общего руководства. Найдите приемлемый для вас обоих баланс, который позволит человеку работать в собственном стиле, но при этом не снимет с него ответственность и необходимость отчитываться за проделанный объем работы.
