Планирование, мультизадачность, оптимизация процессов (Наталия Франкель)
В детстве я пыталась научиться жонглировать. Раз за разом я подбрасывала маленькие райские яблочки, стоя на участке возле нашей дачи. Яблочки снова и снова падали в траву, и жонглировать я так и не научилась. Сейчас я вспоминаю ту картину и понимаю: пусть не предметами в руках, но делами, задачами и проектами жонглирую я очень даже хорошо. Научилась подвешивать задачу в воздухе на чуть дольше, чем позволяют законы физики, научилась на лету менять траекторию дела и отправлять его кому-то другому. В полном объеме освоила мультизадачность, научилась планировать, делегировать, расставлять приоритеты и оптимизировать. По результатам вижу, что двигаюсь в верном направлении и многого добилась, хотя продолжаю оттачивать свои навыки.
Про делегирование в этой книге есть отдельная глава, тут же поговорим о другом.
В современном мире придумано огромное количество систем планирования — и ни одна, скорее всего, не отвечает вашим запросам на сто процентов. По крайней мере я так и не нашла ту, что была бы идеальной. Поэтому я изобрела свою, гибридную, систему, отвечающую следующим требованиям. Ее можно рассматривать как своеобразный чек-лист.
• Я стараюсь планировать минимум на полгода вперед, а большие события и проекты — на год, также уделяю внимание долгосрочному планированию на пять — десять лет.
• Для планирования я использую «Google Календарь» — там создаются отдельные календари по тематикам, к которым можно давать доступ всем, кто участвует в процессе.
• Спланировать стрижку, театр с детьми или визит к психологу не менее важно, чем провести еженедельный Zoom с командой или написать статью.
• Детский календарь виден мне наравне с рабочим всегда, и детские дела занимают в планировании такое же важное место.
• Всем делам и задачам присваивается уровень приоритетности по моей личной шкале — в каждом дне может быть одно-два самых важных, ключевых дела и множество мелких.
• Всегда есть список (я использую для списков и заметок Keep) микродел, — которые занимают минуту, которые можно делать в перерыве или фоново и которые постоянно копятся. Выполнить в день одну-две такие задачки — значит хоть немного разгрузить себе время в будущем.
• Если день посвящен отдыху, то это такая же важная задача, как и любая рабочая, и отменить отдых можно только в самом крайнем случае.
• Каждому проекту выделяется на неделе день, когда в основном я уделяю внимание ему. Таким образом ни одно крупное направление не провисает.
