«Мы совещались, — позднее писал Один из участников предварительной конференции, — принимали решения и фиксировали их… Конгресс организовал только Герцль, сн один, все деньги принадлежали ему, все усилия — тоже». Для Герцля было совершенно ясно, что подготовка к конгрессу должна быть проведена с величайшей тщательностью. Сюда входили выбор зала, обеспечение работы президиума, а также размещение участников. Как и в других случаях, Герцль проявил в этой подготовительной работе весь свой организаторский талант, безусловно, способствовавший тому, что конгресс прошел без осложнений.
Ожидания и надежды, возлагавшиеся на конгресс его участниками, были весьма различны. Не все разделяли убеждение, что произойдет нечто выдающееся, например, объединение всех «друзей Палестины». Многие опасались, что конгресс еще больше расколет еврейский народ, а работа по Палестине будет еще больше осложнена. Эту озабоченность выражали в первую очередь ответственные руководители «Ховеве Цион». Русские участники опасались еще и того, что могут прозвучать опрометчивые высказывания о России, что сделает положение русских евреев еще более тяжелым. Эта тревога, это недоверие к новому пророку, пришедшему к нам со столбцов «Новой свободной прессы», как выразился Мордехай Бен Гиллель Хакохен в своих воспоминаниях о конгрессе, были общими для многих его друзей и соратников. А Дж. Лири вспоминал позднее: «Герцлю не очень доверяли. К нему относились с сомнением и скептицизмом. В его открытости многие усматривали недостаток ответственности».
В день открытия конгресса собралось 197 делегатов. К организационной стороне не было никаких претензий. Квартиры были сняты через бюро, а билеты делегатам в основном разосланы заранее. На портале дома, в котором проходили заседания, издалека видна была табличка с надписью на белом фоне: «Конгресс сионистов». Рядом с широкой табличкой висел флаг, белый с голубым и звездой Давида посередине — древним иудейским символом. Ни один из делегатов, входивших в здание, не сомневался, что это исконное национальное знамя евреев. Обсуждение происходило в простом зале с серыми стенами без всяких украшений. Длинный зеленый стол на сцене с возвышением для места президента, обтянутая зеленым трибуна, столы для стенографов и журналистов произвели даже на Герцля сильное впечатление. Чтобы подчеркнуть торжественность момента, он распорядился, чтобы делегаты явились на открытие празднично одетыми.
