Этикет с Анной Минаковой | страница 39
ЭТИКЕТ СТРОГ НЕ ТОЛЬКО К ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЕМ. ОТВЕЧАТЬ НА РАБОЧИЕ ИМЕЙЛЫ СЛЕДУЕТ ОПЕРАТИВНО. СТАНДАРТНОЕ ВРЕМЯ — 24–48 ЧАСОВ, КАК ГОВОРИТ КОНСУЛЬТАНТ ПО БИЗНЕС-ЭТИКЕТУ ДЖУДИТ КАЛЛОС. ТОН ПИСЬМА ДОЛЖЕН БЫТЬ НЕЙТРАЛЬНЫМ. ВЫРАЖЕНИЕ СИЛЬНЫХ ЭМОЦИЙ, А ТЕМ БОЛЕЕ ГНЕВА В ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ НЕУМЕСТНО. ЕСЛИ ЭТО НЕ БЫЛО ОГОВОРЕНО ЗАРАНЕЕ, НЕ ПРИКРЕПЛЯЙТЕ БОЛЬШЕ ДВУХ ВЛОЖЕНИЙ, ВОЗДЕРЖИТЕСЬ — ЕСЛИ ИХ ОПЯТЬ ЖЕ НЕ ЖДУТ — ОТ ПРИЛОЖЕННЫХ ТЯЖЕЛЫХ ФАЙЛОВ. И НЕ ЗАСОРЯЙТЕ ПОЧТУ ДРУГИХ ОДНОСЛОЖНЫМИ ОТВЕТАМИ ВРОДЕ «СПАСИБО!» ИЛИ «ОК». ДАЖЕ ЕСЛИ ПИСЬМО — ЧАСТЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ РАССЫЛКИ, НЕПРЕМЕННО ПИШИТЕ КАЖДЫЙ ИМЕЙЛ ИНДИВИДУАЛЬНО С ОБРАЩЕНИЕМ К АДРЕСАТУ ПО ИМЕНИ. И НИКОГДА НЕ СТАВЬТЕ В КОПИЮ ВСЕХ АДРЕСАТОВ РАССЫЛКИ. ЭТО УЖ СОВСЕМ ПЛОХОЙ ТОН.
Вы уезжаете в отпуск и хотите поставить автоматический ответ на входящую электронную почту. Какая информация должна быть в этом ответе? Главное — дата вашего возвращения и контакты людей, которые смогут ответить на срочные вопросы в ваше отсутствие. Кроме того, не забудьте написать что-то вроде: «на остальные запросы я отвечу оперативно по возвращении». Поскольку автоответ отправляется всем (если, конечно, нет специальных настроек), то избегайте личной и лишней информации. Например, где вы находитесь. Из неформального допустимо поздравление с праздниками в сезон. Но только теми, которые отмечают все, вне зависимости от религиозных убеждений или страны проживания.
Важное правило этикета в электронной переписке — не увлекайтесь восклицательными знаками. Многие специалисты считают, что их в письме должно быть не более одного, если, конечно, вы не хотите выглядеть инфантильно или непрофессионально. А вот чего в имейле быть не должно в принципе, так это слов, написанных заглавными буквами (конечно, если это не аббревиатуры). Даже если вы очень хотите подчеркнуть важность чего-то в письме, воздержитесь от неуместного использования капслока.
Важная часть этикета электронной переписки касается вложений в письмо. Если отправляете письмо с вложением большого размера, предупредите об этом получателя. О том, можно ли отправить очень большие файлы, вообще лучше спросить заранее. Кроме того, старайтесь не прикреплять больше двух вложений к одному письму (конечно, если файлы в большем количестве не запрашивал получатель) и не забывайте, что название приложенных файлов не должно быть случайным набором букв или цифр. Называйте файл логично.
«Дорогие коллеги» — нередко начинают свои письма многие, не особо задумываясь, кому они адресованы. И зря. Во многих случаях такое обращение — ошибка. Ваши коллеги — это те, с кем вы вместе работаете, а кроме того, люди одной с вами специальности. Такое обращение неуместно в письме представителям другой компании, особенно при первом контакте. Избегать его стоит и в рассылке.
