Этикет с Анной Минаковой | страница 38
По статистике, работающий американец в среднем тратит в 25 процентов своего офисного времени на чтение и написание имейлов. Думаю, не ошибусь, если скажу, что российская статистика не будет слишком отличаться. Но сколько бы мы ни писали письма, многие до сих пор нарушают простые правила. Так, не следует использовать рабочую почту для личной переписки и наоборот. А в строке «тема письма» надо использовать максимально четкую и емкую формулировку. И не злоупотребляйте словом «важно». Если вы будете часто писать его в письмах и особенно в строке «тема», то получатели, напротив, сочтут, что все ваши письма вовсе не важные.
Как согласно бизнес-этикету следует правильно использовать адресные строки письма? Строка «кому» предназначена для тех адресатов, от которых вы ждете ответа на письмо. «Копия» — для тех, кто должен быть в курсе того, что письмо отправлено, но совершенно не обязательно должен участвовать в переписке. «Скрытая копия», соответственно, для тех, кто в переписке не участвует и чей адрес скрыт от других получателей. Последняя используется, например, если начальник решил взять под контроль общение сотрудника с клиентом. В этом случае сотрудник ставит его адрес именно в скрытую копию.
Каковы правила этикета в бизнес-переписке? Поговорим об оформлении письма. В строке «тема» она должна всегда быть обозначена кратко и предельно четко. Даже если вы стараетесь ответить быстро и набираете ответ, забегая в улетающий самолет, это не отменяет правил приличия: обращения, приветствия и вежливой концовки. Кстати, о концовке: как бы вам ни хотелось рассказать все о себе и предоставить все способы для связи в электронной подписи, ее длина никогда не должна превышать 5–6 строк. Обычно — это имя, должность, название компании, ее сайт и телефон для связи.
Сомнительное «доброго времени суток», пожалуй, никто кроме малограмотных смм-менеджеров в Инстаграме уже не использует, а вот калькированное с английского «я вас услышал, я к вам вернусь», к сожалению, можно встретить, и не редко. Эти выражения нарушают самое главное правило имейл этикета — писать грамотно.
Написать sms, iMessage или сообщение в WhatsApp по работе — казалось бы, что плохого? Быстро и удобно. Но нередко такие сообщения нарушают сразу несколько правил этикета. Как этого избежать? Пишите только после того, как спросите партнера, коллегу или клиента, удобно ли ему будет общение по мессенджерам, и получите утвердительный ответ. Писать, кроме исключительных, заранее оговоренных случаев, разумеется, следует только в рабочее время. Не сокращайте слова. Никогда не заменяйте развернутых электронных писем или звонков текстовыми сообщениями. Они могут быть только дополнительным средством бизнес-коммуникации. Не сообщайте в таких сообщениях плохих новостей — вроде: «мы решили заключить контракт с другим подрядчиком». И главное: не становитесь раздражающим всех человеком, который отправляет электронное письмо, sms и WhatsApp с одним и тем же вопросом.
