У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:
Вы сразу видите часть, с которой следует начать
Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.
Можно разделить работу
Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.
Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.
Группируйте информацию в три пункта
Говорят, что Сэдзима Рюдзо[7], ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.
Если имплицитно написать: «Есть три основных пункта. 1… 2… 3…», то читатель уже как минимум увидит общую картину. Более того, по этим пунктам получатель документа сможет понять, нужно ли ему вообще читать ваш текст, а если у него нет времени, то, возможно, он сможет что-то сделать, прочитав основные пункты и не вдаваясь в подробности. Иными словами, когда вам нужно решение руководителя, приоритет вашего вопроса значительно меняется в зависимости от того, как хорошо вы продумали и подготовили материалы. Три пункта могут стать двумя или четырьмя. Три пункта – это не строгое правило, но по своему опыту могу сказать, что три – самое оптимальное число пунктов.
Используйте одинаковые слова и выражения
Документы обычно занимают несколько страниц. В длинных документах необходимо внимательно отнестись к единству слов и выражений. Например, в заголовке текста вы указываете дату как «1 октября 2000 г.», а в самом тексте меняете формат на «01.10.2000». Хотя эти даты одинаковые, изменение формата или использование синонимов (например, «магазин» и «бутик» и пр.) могут запутать читателя, поэтому их следует избегать.
