Справочник лидера | страница 61

Начните с вопроса: какую идею я хочу сообщить? Одной идеи вполне достаточно, две – уже сбивают людей с толку, и они точно не вспомнят ваш документ среди нескольких сотен других, которые они прочитали за неделю. Идея зависит от того, кому главным образом адресован ваш документ (см. выше).

Затем подумайте: каков минимальный объем информации, необходимый для обоснования идеи? Какие данные подтверждают идею? Из них можно составить солидное приложение, которое никто не станет читать, но оно подтвердит, что вы провели огромную работу.

Даже если вы пишите самый обычный отчет, это все равно возможность рассказать историю о том, что происходит в вашем отделе и что нужно сделать в будущем. Каждый документ должен иметь цель, а цель лучше сформулировать через историю. Когда забудутся данные и факты, история останется в памяти – если, конечно, вы позаботились о сюжетной линии.

Выбирайте короткие слова и короткие предложения. Есть такое правило: «Если взялся за перо, лучше коротко, но метко; хватит и десятка слов, чтобы выразить свое мнение. Ой!». Быть лаконичным намного сложнее, чем быть многословным. Как отметил Черчилль в конце длинного письма жене: «Прости, что написал тебе такое длинное письмо. Не было времени писать короче». Если в тексте четкая сюжетная линия, вы обойдетесь минимальным количеством слов.

Страдательный залог и безличные глаголы лишают документ делового стиля – и делают его безумно скучным. Текст должен быть читабельным, если вы хотите, чтобы его читали.

Если что-то важно, безотлагательно и стратегически обосновано, объясните почему. Иначе читатель подумает: «Может, для вас это и важно, но не для меня». И будьте осторожны: один непроверенный факт – и читатель потеряет доверие ко всему, что вы пишите.

Каждому из нас доводилось присутствовать на мучительных презентациях, когда спикер сотрясает воздух пустыми словами, подчеркивающими его самомнение и бессвязность мысли. Не нужно подвергать других тем же пыткам, выступая в роли спикера.