Далее сократите количество писем, которые отсылаете другим. Отправить электронное письмо легче легкого, но это вовсе не означает, что так следует делать. Вы также подадите хороший пример коллегам, отсылая им только те письма, без которых застопорится работа. А отправляя меньше писем, вы, вероятно начнете получать меньше ответов.
Шлите письма только людям, отвечающим за конкретные действия, тем, кого необходимо информировать, или тем, с кем нужно проконсультироваться. Не вставляйте в список получателей копий всех подряд. Если это уместно, поговорите с коллегами, спросите, хотят ли они быть включенными в цепочку рассылки, и выясните их предпочтения. Прежде чем посылать копию сообщения, сделайте паузу и честно ответьте себе на вопрос, зачем вы добавляете человека в список рассылки. Потому что ему действительно нужна эта информация? Потому что вам нужен его ответ? Это веские причины. Не отсылайте человеку копию письма с целью публично пристыдить или обвинить его или чтобы показаться более важной персоной, чем вы есть.
Будьте особенно осторожны с кнопкой «Ответить всем». Если у вас есть проясняющий вопрос к автору исходного письма, только его и спрашивайте. Не будьте тем, кто по недомыслию сообщает всей компании о своих планах на вечер.
Ящик входящих Мари
Когда я вижу громадную кучу непрочитанных электронных сообщений, у меня всегда возникает ассоциация с обычным почтовым ящиком, трещащим по швам от писем.
Единственные письма, которые я оставляю в своем ящике входящих, – это те, что требуют рассмотрения (например, ответа или каких-либо действий), или те, которые хочу внимательно прочесть позже. Чтобы этот объем был посильным, я ограничиваю количество текущих писем пятьюдесятью – это максимальное число сообщений, которые экран может показать без прокрутки. Если мне нужно сохранить какие-то из них, я перемещаю их в одну из папок с простыми названиями: «Работа», «Личное», «Финансы». Письма особенно легко находить с помощью функции поиска, так что нет необходимости создавать множество категорий.
Ненужные письма я удаляю сразу – например, прочитанные новостные рассылки. Папки «Спам» и «Мусор» очищаются автоматически через тридцать суток, но когда писем в них накапливается слишком много, я начинаю нервничать, поэтому иногда чищу эти папки вручную. Возможно, мой подход покажется слишком радикальным, но даже практики фэн-шуй говорят, что, упорядочив ящик входящих, вы будете получать ту информацию, которая вам нужна, тогда, когда она нужна. Если вы заметили, что не получаете нужную информацию своевременно, или хотели бы большей удачи в делах, связанных с работой, я настоятельно рекомендую вам навести порядок в своем ящике входящих.
