Наконец, обрабатывайте свою почту ежедневно. Когда поступают новые сообщения, переключайтесь с мысли «все оставить» на мысль «все выбросить», если для сохранения нет веской причины. Лучше всего планировать пару сеансов работы с почтой каждый день, например, в начале и конце дня. Вы не раз столкнетесь с тем, что заданный утром вопрос, на который, по идее, надо было ответить, благополучно нашел разрешение в течение дня. Выделение отдельных отрезков времени для электронной почты также минимизирует отвлечение и позволяет сфокусироваться на работе, которая для вас наиболее важна. Оповестите связанных с вами людей о своей новой системе и обеспечьте им другой способ контакта по крайне срочным вопросам, чтобы вы не были вынуждены постоянно проверять почту.
Кстати, может показаться, что описанный мною метод вам абсолютно не подойдет. К примеру, вы «не-рубрикатор» и говорите себе: «Я так долго не сортировал свою почту! У меня ничего не выйдет». Если вы перегружены делами, я подскажу вам одну простую хитрость. Возьмите все свои письма и переместите их в архивную папку. Эта папка останется доступной для поиска, если вам понадобится что-то из нее извлечь, даже если поиск будет часто выдавать неверные результаты. Теперь вы можете начать работу с почтой с чистого листа, сохраняя только то, что вам нужно, и впредь организовывать письма, используя избранную группу папок, которых должно быть не больше десяти. Вас смущает то, что я даю вам «добро» на перемещение цифровой захламленности из ящика входящих в архивную папку? Нет, я просто пытаюсь дать вам большее чувство контроля над вашей цифровой жизнью, чем идеально «чистая» электронная почта.
Не будьте тем, кто по недомыслию сообщает всей компании о своих планах на вечер.
Каким бы ни был ваш подход к электронной почте, думаю, все мы согласны, что лучше получать меньше писем. Не путайте электронную переписку с работой. Переписка лишь один из множества инструментов для ее выполнения, но не сама работа.
Начните с новостных бюллетеней и рассылок. Когда-то вы сами подписались на них – может быть, желая лучше делать свою работу. И вот момент истины: какие из них действительно помогают вам достичь своего идеала трудовой жизни, а какие просто являются дополнительным отвлекающим фактором? Наводите порядок, исходя из принципа «отписаться от всех», и сохраните только те, которые гарантированно доставят вам радость. Делайте то же самое с любой новой рассылкой, которую будете получать после того, как наведете порядок.
