Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени.
Третий подход – просто позволить письмам накапливаться в ящике, ничего не удаляя. Идейные «не-рубрикаторы» не умеют или не дают себе труда управлять своей почтой. Они полагаются на функцию поиска. Поисковая система отменно хороша, но она работает намного лучше – и быстрее, – если ей не приходится просеивать сотни и тысячи нерелевантных сообщений.
Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени. Просто оставляйте лишь те сообщения, которые понадобятся в будущем, и храните их в нескольких логично организованных папках.
Начните с ящика входящих – временного хранилища писем, ждущих обработки. Он не предназначен для хранения писем – ни тех, что вы хотите оставить, ни всех остальных.
Решая, стоит ли сохранить письмо, спросите себя:
Поможет ли мне оно делать свою работу в будущем? (Иногда нам приходится заново просматривать переписку или искать документальное подтверждение диалога.)
Даст ли мне оно знания, вдохновение или мотивацию для будущей работы?
Вызывает ли оно чувство радости?
Найдите подход, оправданный для вас лично и вашей работы. Как и при разборе цифровых документов, создайте разумное количество папок – как правило, десять или меньше, включая вложенные. Поскольку можно пользоваться поиском, если проекты родственны друг другу, храните относящиеся к ним сообщения в одной папке. Например, если у вас есть такие проекты, как «Блог», Instagram, Facebook, можете создать одну папку под названием «Соцсети» и включать в нее соответствующую переписку.
В числе других полезных папок могут быть хранилища документации, например, с письмами о политике компании, рассылаемыми начальством. У меня, кроме того, есть «Папка радости», где я храню письма, которые перечитываю в «плохие» дни: письма от учеников, благодарящих меня за отличные занятия, похвальные отзывы на мои исследования от других ученых, комплименты от клиентов по поводу моих достижений как консультанта или оратора. Если в письме есть важное вложение, которое вы хотите сохранить, обычно лучше переместить его в подходящую папку вместе с другими цифровыми документами.
После того как вы очистили ящик входящих и рассортировали письма, переходите к любым имеющимся у вас папкам. Для начала определите, какие из них стоит сохранить. Если вы сохраняли вообще все сообщения, изучение каждого из них поглотит невероятное количество времени. Удаляйте папки, которые больше не нужны – в моем случае это курсы занятий, которые я вел в прошлом. Опять же, позаботьтесь о том, чтобы соблюдать требования, предъявляемые к сохранению данных в вашей организации или индустрии. Кроме того, папку «Отправленные» оставьте в том виде, как она есть. Функция поиска в ней работает, а изучение всех отправленных писем попросту не стоит усилий.
