Поисковая система настолько усовершенствовалась, что организовывать документы стало несравнимо легче. Однако исследования показывают, что люди предпочитают искать документы с помощью навигации[19] по папкам, а не через поиск. Приятно, когда точно знаешь, где хранится тот или иной цифровой документ. Даже если вы в основном ищете файлы через поиск, важно организовать цифровой материал. Если слишком много файлов разбросано по всему вашему компьютеру, поиск может давать ошибочные результаты. Вы же не хотите, чтобы поиск по слову «терраса», когда вы ищете презентацию для клиента, подсовывал вам документы из недавнего проекта перестройки собственного дома! Кроме того, если у вас сохранено много похожих версий одного документа, вычислить самую последнюю из них тоже бывает трудно.
Создайте несколько основных папок, чтобы минимизировать размышления на тему «куда положить» или «где найти». Тогда вы сможете использовать поисковый инструмент внутри папки, быстро обнаруживая то, что вам нужно. В каждой организации есть свои требования к ведению цифрового документооборота, но три главные папки, которыми я пользуюсь, в целом подходят для всех.
Создайте несколько основных папок, чтобы минимизировать размышления на тему «куда положить» или «где найти».
Текущие проекты – с вложенной папкой под каждый проект. (Постарайтесь, чтобы папок было не больше десяти. В конце концов, у многих ли из нас бывает больше десяти проектов одновременно? А если у вас это именно так, из следующей главы вы узнаете, как упорядочить использование времени.)
Документация, содержащая стратегии и процедуры, к которым вы регулярно обращаетесь. Обычно эти файлы предоставлены другими людьми, и вы их, как правило, не изменяете. Это, например, договоры и личные дела служащих.
Сохраненная работа. В этой папке хранятся документы по завершенным проектам, которые вы будете использовать в будущем. В их числе – файлы, которые помогают вам в новых проектах: например, презентация, оставшаяся от работы с предыдущим клиентом, которая может стать хорошей заготовкой для следующего. Также это файлы с информацией, которую вы нашли и которая может оказаться полезной позднее, например, бенчмаркинг (эталонное тестирование) компаний-конкурентов или исследования, важные для вашей отрасли. Возможно, вы захотите сохранить какие-то завершенные проекты, чтобы иметь под рукой портфолио, которое можно показывать перспективным клиентам или новым служащим, проводя их подготовку.
