Для файлов много папок не нужно
Начните с каталога «Документы» на жестком или сетевом диске и содержащихся там папок, где хранится бо́льшая часть ваших цифровых материалов. После этого займитесь компьютерным рабочим столом. Для других папок, имеющихся на большинстве компьютеров (например, с фото- или видеоматериалами), можно применять тот же подход, который будет описан здесь. Теперь изучите каждый файл в каталоге «Документы», включая входящие в него отдельные папки, задавая себе вопросы:
Нужен ли мне этот документ, чтобы делать текущую работу?
Обеспечит ли мне этот документ подсказки или вдохновение для будущей работы?
Доставляет ли мне этот документ радость?
Если ответ на все три вопроса оказывается отрицательным, удалите документ.
Иногда достаточно взглянуть на имя файла, чтобы вспомнить его содержание, но, возможно, вам все же придется открыть документ. Если вложенная папка содержит материалы по теме, которой вы больше не занимаетесь, смело удаляйте всю папку.
Мне не хочется навредить вам советами, поэтому обязательно следуйте политике в отношении документов, принятой в вашей организации, или стандартам, свойственным вашей индустрии. Если удалить файлы технически невозможно, переместите их в архивную папку вне основного каталога документов. Пусть они и займут какое-то пространство для хранения, зато будут отделены от файлов, которые для вас действительно важны. При меньшем числе визуальных отвлекающих факторов станет легче находить то, что вам нужно.
Вне зависимости от отрасли индустрии или типа организации, большинство людей могут удалять черновые варианты документов и устаревшие списки дел, а также опустошать компьютерную корзину с ненужными материалами. Я лично чищу корзину в последний день каждого месяца.
Продемонстрируйте благодарность файлам, с которыми расстаетесь
Расставайтесь с цифровыми данными с благодарностью, так же как и с материальными вещами. Вместо того чтобы отдельно благодарить каждый файл, просто включите свой «рубильник теплых чувств» на все время, пока сортируете цифровые документы.
Смысл в том, чтобы прощаться с каждым источником данных, вплоть до самого незначительного файла, с благодарностью за ту роль, которую он сыграл в вашей жизни. Сделайте это – и можете больше ни о чем не беспокоиться.
