Переписка – неотъемлемая часть деловой коммуникации. И часть, увы, наименее креативная. Основная функция делового письма – информационная: уведомить о чём-либо, дать задание, пригласить на совещание. Вторая функция – коммуникативная. В таких письмах мы выражаем недовольство работой собеседника, поздравляем его с праздниками и т. д.
Переписка подчиняется правилу двух «К»: кратко и конкретно.
Можно выделить разные виды деловых писем: уведомления, поздравления, отказы, претензии, договорённости, благодарности и т. д. Таким образом, вы легко можете определить цель письма (благодарность – цель отблагодарить).
Бумажные конверты и марки отходят в прошлое, уступив место электронной почте. Законы переписки просты:
1. Указывайте тему письма.
2. Указывайте, от кого письмо, если пишете с общего корпоративного адреса.
3. Шрифт должен быть читабелен (обычно это Times New Roman размера 14).
4. Не проявляйте лишних эмоций в письме!!!!))))) Как их проявлять???!! А вот так:)).
5. Делайте заголовки и подзаголовки.
6. Обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству.
7. Сделайте комплимент для собеседника, благодарите за письмо, используйте эпитеты «Уважаемый» и т. п.
8. Правило зеркала работает и в переписке. «Зеркальте» стиль общения, в котором пишет ваш собеседник.
9. Не пишите слишком длинные предложения – такие, в которых куча запятых, витиеватое построение фразы только запутает читающего, и он забудет начало предложения, дочитав до конца.
10. В деловом письме остерегайтесь метафор и иносказаний. Будьте конкретны.
11. Если прикрепляете документы, указывайте это в тексте письма.
12. Проверяйте написанное на наличие ошибок. Худший вариант – допускать ошибки в написании профессиональных терминов.
Переписка – важный инструмент делового общения, поэтому суть должна быть изложена конкретно, без смысловой путаницы.
