• круг вопросов, которые нужно осветить;
• хронометраж выступления.
Это важно, потому что многие совещания проваливаются, когда выступающие говорят долго и не по сути. Если есть возможность, лучше прослушать всех до совещания. Тогда риск «сюрпризов» будет сведён к минимуму. Общий хронометраж совещания не должен превышать полутора часов. Если информации настолько много, что она не вмещается в хронометраж, лучше разделить сообщения на две встречи или хотя бы сделать перерыв для отдыха.
Определите круг приглашённых: нельзя организовывать совещание по принципу «чтобы были все». Затем информируйте всех участников о предстоящем мероприятии. Позаботьтесь о том, чтобы информация о его дате и времени дошла до всех.
Подготовьте тезисный план. Ваша задача – организовать совещание так, чтобы все присутствующие могли высказаться и задать интересующие их вопросы. Часто это происходит в конце совещания, что создаёт массу неудобств. Все утомлены, хотят скорее получить ответ на свой вопрос – создаётся суматоха. Чтобы структурировать процесс, разделите временной период вопросов и высказываний на несколько частей. К примеру, сначала выступает представитель одного структурного подразделения, и высказываются его сотрудники, затем на сцену поднимается представитель другого и т. д.
Деловое совещание пройдёт эффективнее, если вы подготовите не только тезисный план для себя, но и документ для аудитории. В нём вы можете указать:
1) тему совещания;
2) цель;
3) круг обсуждаемых вопросов;
4) хронометраж;
5) время для высказываний и вопросов;
6) краткую информацию по теме;
7) полезные ссылки;
8) правила поведения на совещании: сколько времени отводится каждому для выступления, какие вопросы обсуждаются сегодня, а какие – нет и т. д.
В конце совещания руководитель подводит итоги и намечает планы на будущее.
И не забудьте сформулировать призыв к действию, чтобы планы успешно реализовались!
Деловые переговоры по телефону и в Интернете
Сейчас бо́льшая часть всех деловых переговоров проходит именно по телефону или в мессенджерах. Это экономит время, облегчает жизнь социофобов, да и зачем искать зал и собирать людей, если можно провести конференцию по скайпу?
Главное, что отличает телефонный разговор от деловой беседы, – это то, что собеседник вас не видит. А значит, теряется невербальная составляющая, остаётся только голос. И даже во время интернет-коммуникации, когда мы видим собеседника, лучше воспринимается звук, а не картинка.
