в качестве нормативной базы осуществления функций управления;
в качестве источников информации о цели того или иного воздействия на объект управления;
для выработки и обоснования решений;
для фиксации самого решения и передачи его исполнителям;
для организации выполнения принятых решений, контроля, проверки исполнения и оценки полученных результатов.
В системе ОРД можно выделить организационную, распорядительную и справочно-информационную документацию.
В организационной документации реализуется такой вид управленческого воздействия, как установление норм (правил), регулирующих деятельность системы управления (в том числе организационные, технологические, финансовые и другие специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений и должностных лиц). К организационной документации относятся, например, уставы, положения, правила, инструкции.
Организационные документы устанавливают права органов управления и руководителей издавать распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения и др. Постановления и решения принимаются коллегиальными органами. Основной формой организационно-распорядительного воздействия в условиях единоначалия является приказ. В распорядительных документах содержится прямое административное указание, которое имеет обязательный (иногда рекомендательный) характер, адресуется конкретным управляемым объектам или лицам.
Многочисленную группу ОРД составляют справочно-информационные документы: письма, докладные записки, справки, акты, заключения, доклады и т. п.
В процессе документирования используются определенные элементы документа – реквизиты, являющиеся средством идентификации документа и его оформления, придания юридической силы (например, автор документа, подпись, дата документа, регистрационный номер и т. д.). Соблюдение требований к реквизитам важно не только для оформления документов, но и на последующих этапах работы. В частности, многие реквизиты выступают в качестве поисковых признаков при внесении информации в информационно-поисковые и справочные системы, а также системы электронного документооборота.
Реквизиты документа входят в состав метаданных, под которыми, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 и ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008, подразумеваются данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и управление ими на протяжении всего жизненного цикла документа [39, 40]. Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов в соответствующих информационных ресурсах.
