Особое место среди различных форм документальной информации, используемой в процессе управления, занимают официальные документы, требования к оформлению которых достаточно строго регламентированы, поскольку от этого зависит юридическая сила документов. Упомянутый выше ГОСТ Р 51141—98 определяет официальные документы как «документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке» [34]. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему:
действующим законодательством;
компетенцией издавшего его органа;
установленным порядком оформления [34].
Современная управленческая документация разнообразна по своему содержанию и видовому составу, поскольку документы сопровождают деятельность органов государственной власти и местного самоуправления, а также всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их организационно-правовых форм.
Комплекс документов, создаваемых в конкретной организации, определяется:
кругом вопросов, которые организация решает, ее компетенцией;
порядком решения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);
объемом и характером взаимосвязей с другими организациями;
уровнем автоматизации документационных процессов.
Управленческая документация сопровождает реализацию как общих функций управления, к которым относятся целеполагание, прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация), учет, контроль и анализ, так и специальных. Специальные функции управления зависят от особенностей объекта управления и сферы его деятельности.
В зависимости от функций управления сформировались специальные системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т. п. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению [34]. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) [42]. Каждая функциональная система документации регулируется специальными нормативными актами, имеет свои тенденции развития, хотя существуют и общие закономерности.
Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. Использование ОРД связано с применением организационно-распорядительных (административных) методов управления. С точки зрения обеспечения управленческих решений эти документы служат:
