Я рекомендую начинать нормирование только с одного продукта, который вызывает наибольшую тревогу с точки зрения потерь времени. Вообще продукты, подлежащие нормированию в первую очередь, выбираются по принципу Парето: минимум вложений должен дать максимум результатов. Наверняка, глядя на работу своих бухгалтеров, вы интуитивно делаете правильный выбор: потратив вот здесь немного времени на то, чтобы разобраться в сложившейся ситуации, можно в будущем сэкономить существенное количество времени и сил.
Возьмем, например, продукт «истребование дебиторской задолженности». Предположим, мне как главному бухгалтеру кажется, что мои сотрудники неоправданно долго разговаривают с дебиторами по телефону. Тогда я беру и нормирую данный продукт. Собираю статистику, анализирую и пытаюсь понять, почему возникают отклонения.
Часто люди просто не умеют общаться по телефону, говорят много лишнего. Вместо того чтобы сразу переходить к делу, они начинают рассуждать: «Вы знаете, наши компании сотрудничают уже не первый год, вы всегда платите регулярно, а вот сейчас я каждый день проверяю и почему-то не вижу денег». Зачем? Не надо! Надо четко говорить, что нужно: «С вас 120 тысяч рублей по счету № 12 от 04.02.2013. Какого числа ждать платеж?» После того как будут выявлены причины отклонений от нормативов, нужно их устранить. В данном случае можно отправить сотрудников на специальный семинар, где их научат искусству телефонных переговоров, и впоследствии они станут общаться гораздо эффективнее.
И только после решения одной проблемы можно переходить к решению другой, то есть определить следующий продукт, по которому целесообразно провести нормирование, выявить и устранить причины, мешающие выполнять установленные нормативы.
Теперь поговорим о платежках. Почему бухгалтер жалуется, что у него огромное количество платежек и он ничего не успевает? Давайте разберемся, что можно для него сделать.
Постепенно, шаг за шагом мы будем наводить порядок в бухгалтерии. И только в этом случае нормирование будет приносить свои плоды.
И совсем не стоит браться за нормирование там, где мы выгадаем полкопейки, потратив при этом огромное количество сил и времени – как собственных, так и своих сотрудников. Если, например, операция по учету передачи оборудования в монтаж производится всего раз в месяц, оставьте этот продукт в покое – с какой скоростью бухгалтер ее выполнит, с той и хорошо.
Нормативы – это живой инструмент, они должны постоянно пересматриваться. В одной компании бухгалтер работал на старой клавиатуре. Ее клавиши залипали, а несколько вообще выпало, все буквы стерлись. Работа этого бухгалтера напоминала известный анекдот: «Ежики кололись, плакали, но продолжали есть кактусы». После того как клавиатуру все-таки заменили, человек стал работать гораздо эффективнее. Этот пример показывает: при изменении условий труда нормативы нужно пересматривать.
