Экономим время на командировках
Сокращаем количество командировок
Много лет назад, в годы Второй мировой войны, в Великобритании вдоль дорог были установлены плакаты с неожиданным обращением: «Подумай, так ли тебе нужна эта поездка?» Конечно, власти прежде всего заботились об экономии столь драгоценного во время войны бензина, но по сути совет не устарел до сих пор и является актуальным для любой организации. Все эти долгие и утомительные перелеты, такси, поезда, бронирование номеров в отелях – иногда ради короткой и не столь важной встречи… А если, помимо личных неудобств, вспомнить еще и о материальных издержках и потере времени, то придется согласиться: цена этих поездок и в самом деле непомерно высока.
А потому, готовясь отправиться в командировку, нужно хорошенько взвесить следующее:
1. Так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее?
2. Если необходимость вступить в контакт с тем или иным человеком действительно есть, можно ли это сделать другими средствами? А именно:
– Пригласить его приехать к вам. Вплоть до того, что согласиться оплатить его дорожные расходы. В конце концов эта сумма едва ли будет больше, чем затраты на вашу собственную командировку. А время? Оно, как известно, дороже всего.
– Направить в командировку вместо себя кого-нибудь из подчиненных (если это допускается по статусу). К примеру, для участия в престижной конференции, когда лишь факт присутствия представителя организации подчеркивает ее значимость.
– Попытаться переговорить по телефону, в мессенджере или организовать видеоконференцию, в результате чего необходимость в личной встрече может отпасть.
– Отправить письмо или факсимильное сообщение: вполне возможно, на первом этапе этого будет достаточно, а встретиться можно позднее.
3. Можно ли отложить поездку? Иногда надобность в ней впоследствии отпадает. Или появляются и другие дела в этом регионе. В любом случае у вас будет выигрыш во времени.
Легко заметить, какую экономию времени даст каждый из предложенных вариантов. А если умножить сэкономленные таким образом часы на все ваши планируемые поездки, то это даст недели, а то и месяцы дополнительного рабочего времени. Поэтому, прежде чем в очередной раз заказывать билеты, подумайте: а стоит ли?
Увеличиваем отдачу от командировок
Есть поездки, без которых не обойтись. Они нужны, важны и обязательны. И здесь встает вопрос об эффективной организации таких поездок.
