Существуют многочисленные доказательства того, что хорошо составленный график поездки повышает ее результативность.
Кроме основной цели командировки, можно поставить для себя и ряд других, позволяющих увеличить ее полезность. Например, посетить ряд организаций и фирм с целью установления деловых контактов, зондирования новых возможностей, получить информацию о потенциальных клиентах, партнерах, конкурентах. Ученые могут ознакомиться с местными библиотечными фондами, научными учреждениями, пообщаться с коллегами.
Необходимо заранее договориться о встречах по электронной почте или телефону, сформировав плотный график поездки.
Рациональное использование времени предполагает вдумчивое отношение к выбору транспорта: поезд, самолет, автобус, такси, собственный автомобиль. Надо иметь в виду, что быстрее – не значит удобнее.
Иногда аэропорты находятся далеко за городской чертой, и потому трансфер в город может представлять определенную проблему. К тому же сейчас контроль перед посадкой в самолет может занимать несколько часов, из-за чего приходится приезжать задолго до времени вылета. Кроме того, постоянные пересадки, например, из автобуса или такси в самолет, из самолета в автобус или такси не дадут возможности ни отдохнуть, ни поработать.
В поезде же, как правило, можно сделать и то и другое – в зависимости от настроения.
Для экономии времени на сборы в командировку:
• Составьте базовый список вещей, необходимых вам в поездках (паспорт, билеты, деньги (валюта), командировочное удостоверение; одежда, белье, туалетные и канцелярские принадлежности, мобильный телефон и зарядное устройство к нему, органайзер, записная книжка, визитные карточки, лекарства и т. п.).
• Составьте перечень необходимых действий перед отъездом из дома: полить цветы, отключить электробытовые приборы и т. д.
Обучение управлению временем
Подключите коллектив
Пытаться экономить время в одиночку, когда люди вокруг вас продолжают действовать, как прежде, – не лучший вариант. Если, к примеру, вы готовитесь к совещаниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами, – дело экономии и эффективного использования времени просто захлебнется в трясине всеобщей неорганизованности.
От имени вашей компании организуйте подарок для сотрудников – вручите им по экземпляру книги об управлении временем. В этом случае каждый будет иметь под рукой изложение базовых положений концепции. Всем вместе легче освоить новые приемы. А фирма при этом получит максимальную отдачу.
