А — Была ли работа необходимой?
Ответ «нет» занести также в графы «Б» и «В».
— Да — Нет
Б — Были ли оправданы затраты времени?
— Да — Нет
В — Выло ли целесообразным выполнение работы?
— Да — Нет
Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?
— Да — Нет
Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.
2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ƩПД).
3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым вы дали ответ «нет» (ƩАн, ƩБн, ƩВн, ƩГН).
4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:
а) ƩАн/ƩПд * 100%
Если окажется, что более чем на 10% ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);
б) ƩБн/Ʃпд * 100%.
Если в более чем 10% случаев расход времени был слишком велик, то вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);
в) ƩВн/ƩПд * 100%
Если в более чем 10% случаев исполнение было нецелесообразным, то вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);
г) ƩГ/ƩПд * 100%
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т.п. — см. гл. 4 и 5).
Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!
Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!
- Обработка данных формуляра «Анализ помех».
Попытайтесь определить факторы, отвлекающие вас, и причины «помех».
Вопросы для обработки данных:
- какие «помехи» по вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
- какие телефонные звонки оказались бесполезными?
- какие посещения были ненужными?
- какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
- какие посещения могли бы быть короче или эффективнее?
- кто наиболее часто и без пользы отвлекал вас от дел? какие срочные меры вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?
Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). Тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.
