1. Уточните адрес и имя
Если вы допустите ошибки в имени, то дело не заладится с самого начала. Это наведет читателя на мысль, что вам все равно или вы небрежный человек. Проверьте все имена на конверте и в письме, имена отдельных людей и названия компаний. Используйте обращения «г-н» или «г-жа» — многие ценят соблюдение формальностей. Если не знаете, какого пола тот, к кому вы обращаетесь, то лучше не рисковать.
Проверьте каждую деталь. Неправильно адресованное письмо в лучшем случае демонстрирует вашу неаккуратность, в худшем — оно просто не дойдет до адресата. Всегда пишите на конверте обратный адрес.
2. Тщательно продумайте приветствие
«Уважаемый (-ая)» — этой условностью мы всегда начинаем если не электронные сообщения, то любую форму официальной переписки. И хотя это может звучать странно и старомодно, все попытки отказаться от этого обращения кажутся искусственными. Нам нравится британская традиция писать от руки tipandtail>[24] (как приветствия, так и подписи). В менее официальных письмах можно обратиться так: «Питер» или: «Привет, Питер».
Стоит подумать о том, что последует за «Уважаемым». Пишите имена, только если вы уже обращались к адресату по имени. Никогда не становитесь ничьим «другом по переписке» в одностороннем порядке. Пишите названия должностей, занимаемых вашими адресатами, — доктор, судья, профессор, — когда это уместно.
Прекрасным вариантом будет написать имя и фамилию>[25]: «Уважаемая Джоан Ларсон». Это звучит не так формально, как «Уважаемая г-жа Ларсон», но при этом не предполагается личного знакомства, как если бы вы написали «Уважаемая Джоан». Так можно написать кому-нибудь, кого вы уже встречали, но кто может вас не помнить. Или кому-нибудь, кто старше вас и с кем вы знакомы мимоходом.
3. Обдумайте, с какого названия начать
Многие деловые письма — часть продолжительной переписки между продавцом и покупателем, адвокатом и клиентом, частной фирмой и правительственной организацией. В таких случаях хорошей идеей будет начать приветствие с названия.
Джордж:
КУЛЬМИНАЦИЯ СУДЕБНОГО ПРОЦЕССА: ВТОРОЙ ЭТАП
Такое название сразу говорит о предмете сообщения и помогает каждому, кто разбирает письма по этому вопросу. Учтите, что можно использовать название и в письмах, которые вы отправляете впервые незнакомым вам людям. Ничто иное не сможет столь быстро определить тему вашего сообщения:
Уважаемые представители компании American Express!
ПОТЕРЯННАЯ КРЕДИТНАЯ КАРТА — СЧЕТ # 3729 — 051721
