4. Пусть первое же предложение работает на вас
Поскольку названия писем — не повсеместная практика, они могут показаться вам слишком резкими в ряде ситуаций. В таком случае первое предложение должно взять на себя функцию заголовка. Вашему читателю важно сразу понять, о чем письмо.
Билл Смит довел до нашего сведения, что вы обеспокоены ходом переговоров Джейн Джонс с банком.
Нет никакой необходимости создавать письменный эквивалент светской беседы. Самое вежливое — избавить читателя от необходимости разгадывать, что именно вы хотели сказать.
Уважаемый однокурсник,
Как вы знаете, мы замечательно отпраздновали 15-ю годовщину выпуска в июне прошлого года. Мы все можем гордиться подарком, который подготовил наш курс. Теперь начался первый год кампании по празднованию столетия университета.
А вот более прямолинейно и по сути:
Уважаемый однокурсник,
Пришло время подготовить наш 16-й ежегодный подарок для университета. Вы помните, какой отличный презент мы вручили на 15-й встрече выпускников, но необходимо двигаться дальше.
Что же можно сказать о письмах с ответами на вопросы или о продолжающих тему прошлой переписки? Вы действительно считаете, что читатель узнает, о чем ваше письмо, самостоятельно вспомнив о содержании предыдущих?
Да, но до определенного момента; ниже мы привели примеры ответов на запрос о предоставлении информации:
Слишком многословно | Слишком резко |
Уважаемый г-н Аллен, Я пишу в ответ на ваше письмо от 24 июня, в котором вы выразили интерес к литературе, описывающей наш ассортимент гербицидов, в которой уделяется особое внимание борьбе с одуванчиками на газонах в жилых кварталах. К сожалению, у нас нет брошюр на эту тему, но, возможно, вам пригодится следующая информация... | Уважаемый г-н Аллен, Сожалеем, но у нас нет литературы, о которой вы спрашивали. Ниже информация, которая, возможно, содержит то, что вам нужно. |
Письмо справа оставляет слишком много недосказанного. Если г-н Аллен (который, вероятно, пишет десятки писем в день) не вспомнит, что конкретно он написал этой компании, то первые два предложения ему вряд ли помогут. Здесь необходимо напомнить, какой именно запрос он отправлял: более конкретно, чем в первом письме, и не столь резко, как во втором.
Уважаемый г-н Аллен,
Сожалею, но у нас разошлись все книги о борьбе с одуванчиками. Мы обязательно сообщим вам о новых поступлениях. Возможно, эта информация окажется для вас полезной.
Первое короткое предложение напоминает г-ну Аллену о сути вопроса и сообщает ему важную вещь, которую он должен знать. Всегда обозначайте предмет вашего письма в первом предложении.
