Нам нужна новая стратегия повышения посещаемости благотворительной акции, прежде чем мы отправим приглашения.
Если ваша заметка передает суть, не стоит ее чем-либо дополнять. Не тратьте время читателя на само собой разумеющиеся вещи: «Я надеюсь, что это даст вам ответ на все вопросы». Конечно, вы надеетесь на это, не констатируйте очевидное.
Если же ваш документ представляет собой отчет, приведите свои выводы. Некоторые из них будут безусловными, другие — чисто умозрительными. Объясните читателям, что к чему.
5. Отправляйте заметки, написанные от руки
Краткие заметки, написанные от руки, экономят время и по своей природе являются более личными. Именно так лучше всего выражать похвалу или благодарность:
Джордж:
У нас потрясающая новость — вы выиграли!
Сюзанна:
Ваш доклад превосходен. Я отвечу на ваши предложения, как только вернусь.
Поскольку то, что вы пишете от руки, индивидуально, убедитесь, что ваше письмо звучит как личное обращение.
6. Будьте осторожны с юмором или выражением гнева
Не пытайтесь продемонстрировать в записке свое остроумие, если не уверены, что все читатели поймут вашу шутку. Это относится также к тем, кто не включен в ваш список, но может увидеть копию сообщения. Избегайте иронии или сарказма.
Если вы на кого-то сердитесь, то не надо выражать это в письменной форме. Заметки, полные раздражения, не редкость, но в дальнейшем вы можете сожалеть о написанном. Есть хорошее правило — излейте в письме свой гнев, но не отправляйте его до следующего дня, когда вы сможете рассуждать более здраво.
Нужно ли вообще писать заметки? Компания Procter & Gamble, задающая тон в современных бизнес-коммуникациях, планирует постепенно от них отходить, учитывая развитие интернета. Пословица гласит: «Думай много, говори мало, а пиши еще меньше». Иногда наиболее эффективный способ доставки сообщений — личный контакт.
Как писать деловое письмо
Есть моменты, когда только написанное от руки или напечатанное письмо поможет вам достичь цели. Официальное послание на фирменном бланке компании производит весомое впечатление, чего нельзя ожидать от электронного сообщения или телефонного звонка.
Юридические и финансовые вопросы требуют точности и детализации, изложенной на бумаге. Невозможно ничем заменить письма, написанные от руки, если вы кого-то поздравляете или выражаете благодарность и сочувствие. Для некоторых сам процесс получения и распечатывания письма остается приятным ритуалом. Ниже даны рекомендации, благодаря которым вы сможете быть уверены, что ваш читатель не будет разочарован.
