3. Сделайте структуру вашего сообщения очевидной
Прежде чем начать писать, продумайте структуру документа. Она зависит от длины, сложности и характера темы. Любая записка длиннее половины страницы (или экрана) требует плана, который должен быть понятен читателю. В противном случае ваше сообщение покажется несвязным.
Вашему читателю придется нелегко, доведись ему припоминать все пункты и их взаимосвязи. Если то, что вы хотите сказать, укладывается в общепринятые схемы — например, три основных пункта, каждый подкреплен несколькими примерами, с одним-двумя комментариями по каждому, — план может заменить вам структуру. Четкая структура поможет вашему читателю держать в памяти все пункты.
Некоторые заметки в неофициальном стиле — это на самом деле сложные отчеты и рекомендации. Любое подобное сообщение начинайте с изложения того, какие вопросы собираетесь затронуть.
В этом пакете документов:
4-страничное стартовое объявление для WSJ и FT
2-страничное дополнительное объявление
2 ролика телерекламы
Медиаплан с учетом интернета
Мнение агентства о функции, которую будет выполнять реклама
Рекомендации:
На запуск кампании в середине сентября мы вкладываем $10 миллионов (средства массовой информации и производство).
Необходимо договориться со СМИ и начать телепроизводство к 26 июля, чтобы успеть с запуском к середине сентября.
Вы согласны?
Пожалуйста, направьте нам комментарии и одобрите план к понедельнику, 26 июля.
Или же напишите краткую общую памятку и приложите ее к вашему отчету или плану в виде отдельного документа. Часто упускается из виду еще одна удобная структура: нумерованный список. У него есть масса преимуществ:
Он отлично подходит, когда нужно сформулировать несколько замечаний об одном предмете, слабо связанных между собой.
Он избавляет от необходимости придумывать логические связки; закончив один пункт, вы просто переходите к следующему.
Он визуально структурирует для читателя ваши мысли.
Пронумерованные разделы могут быть настолько длинными или короткими, насколько вы захотите (от предложения до двух и более абзацев). Единственное, что важно, — каждый пункт должен показывать начало новой мысли.
На номера пунктов сообщения впоследствии легко ссылаться.
4. Заканчивайте призывом к действию
Будьте конкретны, скажите, чего именно вы ждете, что, кем и когда должно быть сделано.
Мы должны организовать выпуск новой продукции. Жду ваших мыслей по поводу кандидатов к концу рабочего дня в пятницу.
