Как создать записку
Записки пишут в разговорном стиле тем людям из своей организации или за ее пределами, с которыми тесно сотрудничают. Несмотря на неформальный тон, мысль должна излагаться четко. Сообщение, написанное путано или двусмысленно, может все испортить, тогда как хорошие сообщения хороши вне зависимости от того, электронные они или бумажные.
1. Пишите название на каждой записке
В электронных сообщениях название и есть заголовок, оно избавляет читателя от необходимости просмотра предыдущей переписки. На бумаге лучше написать название в центре заглавными буквами, оно должно помочь читателю понять, о чем ваше сообщение.
Если вы отвечаете на чье-либо письмо, отметьте в названии:
СООБЩЕНИЕ ФРАНКА ОУЭНА ПО ПОВОДУ ЦЕН
ТРИ ВОЗМОЖНЫЕ ИДЕИ
В записках на бумаге названия могут быть сколь угодно длинными. Напишите все необходимое, чтобы вас правильно поняли:
ЛОГИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ GLOBAL CORPORATE
Ясные названия привлекают внимание заинтересованных сторон и фокусируют их мысли на предмете вашего сообщения.
2. Адресуйте записки только тому, чьих действий ожидаете
Отправляйте копии тем людям, которых вы хотите держать в курсе.
От: Билла Дурвина
Кому: Маргарет Бейкер
Копии: Синди Ли
Сэм Насикава
Боб Ниман
Это значит: Билл хочет, чтобы Маргарет что-то сделала и чтобы остальные просто об этом знали. Если необходимо, чтобы какие-либо действия предприняли несколько людей, отправьте сообщения им всем, уточнив, чего вы ждете от каждого. Мы предпочитаем говорить «копии» без разделения на «cc — carboncopies» (устаревшее наименование черных бумажных экземпляров «под копирку») и «bcc — blindcopies» («слепые» копии, для читателей, чьи адреса останутся невидимыми для остальных). Честно говоря, мы против так называемых тайных копий: как заметил один руководитель, «вы можете сказать, насколько человек причастен к политике, по количеству тайных копий, которые он отправляет».
Составьте алфавитный список имен тех, кто получит копии. Если перечислять их в порядке важности, это зачастую провоцирует этически неловкие ситуации. Кто важнее — глава производства или научный руководитель? Кто занимает первое место среди четырех помощников декана?
Подобные сложности исчезнут, если вы расположите имена в алфавитном порядке, за исключением тех случаев, когда это может показаться нелепым. Смешно было бы, например, в докладной записке заведующему отделом кадров и в копиях этой записки двум помощникам и президенту компании поместить президента среди помощников, сообразуясь с алфавитом. Поставьте его имя в начале, остальные имена — в алфавитном порядке.
