Согласно п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ организация должна ежедневно сдавать в единую кассу все поступившие наличные денежные средства и вести только одну кассовую книгу. Для выполнения этого требования можно открыть в каждом региональном подразделении отдельный раздел единой кассовой книги. Чтобы сохранить единую сквозную нумерацию кассовых ордеров, подразделениям можно присвоить буквенный индекс. Во внутрифирменном документе должны быть установлены способ ведения кассовой книги в территориально обособленных подразделениях и периодичность сдачи кассовых отчетов в головную бухгалтерию.
В письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 16.11.2006 г. № 03-02-07/1-326 «О порядке уплаты налогов касательно гаражно-строительных кооперативов» указано, что наличные деньги в кассах предприятий могут храниться только в пределах лимитов, которые устанавливаются обслуживающими их банками. Для обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих счет в банке, лимит устанавливается соответствующим банком по его местонахождению, но не выше лимита головной организации. Между головным офисом и подразделениями, не состоящими на отдельном балансе, лимит распределяется приказом руководителя головной организации.
Руководством компании должен быть также закреплен в нормативных документах порядок расчетов с подразделениями. Например, передача денежных средств от головной организации территориально удаленным подразделениям может осуществляться следующими способами:
1) перечислением денежных средств на счет в банке. Кассир обособленного подразделения получает их в банке и приходует в кассу;
2) перечислением денежных средств на выплату зарплаты на банковские карточки работников подразделения;
3) перевозкой денежных средств уполномоченным лицом;
4) инкассацией.
Если филиалы, представительства и другие структурные подразделения выделены на отдельный баланс и им открыты текущие счета в банках для осуществления текущих расходов (как то: оплата труда, некоторые виды хозяйственных расходов, командировочные расходы и др.), то поступление и расходование указанных средств отражаются на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках».
Основная цель внутреннего аудита операций с наличными денежными средствами – проверка законности, достоверности и целесообразности совершения этих операций и правильности их отражения в бухгалтерском учете.
