Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов (ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации»).
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.
Руководство организации должно соблюдать правила архивного дела. Поэтому документы прошлого года должны храниться в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.
Для того чтобы предотвратить факт нарушений, необходимо, чтобы каждый служащий организации точно знал, за какой участок работы он отвечает. В случае обнаружения факта хищения или любого другого вида нарушения легче проследить и выявить эти нарушения.
На каждом предприятии применяют различные методы анализа информационных потоков, т. е. существуют собственные правила составления графиков информационных потоков.
Информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки:
