Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с первого января каждого года. К некоторым документам приходится обращаться довольно часто (договорам, гарантийным письмам и т. п.). Для оперативного использования таких документов им присваивают регистрационный индекс. Индекс содержит обозначение структурного подразделения, к которому относится документ, год, при необходимости указываются число и месяц составления документа.
Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (таким как юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т. д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.).
График документооборота фиксирует движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив). Существуют два варианта оформления графика документооборота – в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием ответственных исполнителей и сроков.
График документооборота, должностные инструкции и учетная политика организации должны взаимодополнять друг друга.
Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается (ст. 17 вышеуказанного Закона).
Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
