Если считаете, что план представляет собой идеальную основу для отчета, переходите к составлению его текста. Начните работу на черновике. Возможно, через некоторое время вы настолько четко научитесь формулировать все необходимые пункты отчетов в своем сознании, что не будете нуждаться в помощи черновика. Но на начальном этапе обучения составлению отчетов его использование обязательно. Еще лучше, если у вас есть возможность использовать для составления отчета компьютер. В этом случае вы сможете вносить коррективы в уже готовый текст прямо на экране.
При составлении основного текста отчета вы должны предельно точно раскрыть каждый из поставленных вами вопросов. Для этого можете сначала написать в каждом пункте все, что вы могли бы сказать по данному вопросу. После этого подвергните написанный текст строжайшей проверке. Отберите из всей информации самую необходимую и постарайтесь изложить ее как можно более ясно и кратко. Практика показывает, что из первоначального варианта вы удалите по меньшей мере треть, а, возможно, и половину написанного.
Вам необходимо также поработать над стилем. Не забывайте, что язык делового документа существенно отличается от языка повседневного общения. Официальная речь более сухая, чем обычная разговорная, и вам следует избегать снижения стиля документации до дружески-фамильярного. Элементарное знание правил официального словоупотребления и построения предложений обязательно должно использоваться при составлении отчета.
Но не следует впадать и в другую крайность. Нередко в официальных документах можно встретить нарочитое употребление сложных слов и конструкций, которые, по мнению составителя, должны подчеркнуть его образованность и продемонстрировать знание канонов официальной речи. Но излишнее усердие может только исказить информацию или сделать ее менее удобной для восприятия.
Поэтому вам нужно по возможности заменить все сложные слова на более простые. Избегайте сложных словосочетаний и предложений, предоставляющих информацию не самым удобным для восприятия способом, избегайте слов, значение которых вы сами не до конца понимаете. Иначе вы рискуете передать адресату совершенно не ту информацию, которую хотите. Желательно, чтобы текст был составлен достаточно просто, но содержал бы всю необходимую информацию, изложенную в доступной форме. Необходимо исключить любую двусмысленность в своих словах.
Помните, что именно вы отвечаете за достоверность информации, изложенной в вашем отчете, поэтому не используйте сомнительных источников ее получения и по возможности проверяйте их лично. Если же в ходе составления отчета возникла необходимость использовать информацию, достоверность которой вы не имеете возможности проверить, дайте ссылку с подробным указанием ее источника, чтобы ваш адресат при необходимости мог лично удостовериться в ее точности.
