Для начала составьте себе четкое представление о своем адресате. Ведь ваш отчет предназначен для конкретного человека, который имеет свои убеждения, взгляды и мнения по разным вопросам. Не исключено, что эти взгляды могут не совпадать с вашими. Поэтому запомните, что деловая документация – не место для демонстрации оригинальности мышления, даже если вы считаете свою позицию более верной. Не вносите в отчет ничего, что может быть расценено адресатом как личный выпад. В деловой жизни нет места для выяснения личных отношений.
Следование точности должно неукоснительно выполняться вами на протяжении всей работы над документами, поэтому началом вашего отчета должно стать число, к которому он относится. Далее следует указать адресат. Правила делового этикета требуют, чтобы в отчете адресат был назван по имени полностью (фамилия, имя, отчество), а также точного указания его должности. Отнеситесь к этому пункту очень внимательно. Не забывайте, что человек способен простить вам любую ошибку, но не небрежное обращение с его именем. Ошибка, касающаяся должности этого человека, также не принесет вам ничего хорошего. Ведь любой документ, составлением которого вы занимаетесь, представляет собой как бы вашу визитную карточку, и по тому, насколько точно, грамотно и аккуратно он составлен, получатель будет судить о вас не только как о работнике, но и как личности. Поэтому не забудьте несколько раз проверить весь используемый материал.
По нормам делового общения, после указания имени и должности адресата вам следует отметить, кому и куда вы направляете копии этого отчета, если, конечно, таковые имеются. Вероятно, не стоит напоминать о точности, которая должна неукоснительно соблюдаться и в этом пункте.
Далее приступайте к основному тексту. Вы можете изложить в нем сведения об итогах деятельности вашего предприятия или отдела и своей собственной. В отчете могут быть намечены планы дальнейшей работы, отмечены уже имеющиеся результаты. Кроме этого, в данной части отчета приводятся объяснения происшедших событий и их причины. В любом случае, вы должны предоставить в своем отчете только достоверную и проверенную информацию.
Подготовив и проверив весь материал, который составит основу вашего отчета, приступайте к правильному его оформлению. Составьте план. На листе бумаги выпишите все вопросы, которые вам необходимо осветить в отчете. Еще раз детально продумайте каждый из них. После этого каждый пункт плана расположите в таком порядке, чтобы на первом месте оказались самые важные. При этом обратите особое внимание на то, чтобы между всеми вопросами существовала четкая логическая связь.
