Глава 4. Составляем отчет
В разных фирмах и организациях используются разные системы отчетности. Так, отчет может быть устным и письменным. В большинстве случаев используется письменная форма отчета, так как информация, изложенная на бумаге, гораздо лучше воспринимается. Но иногда вам может понадобиться и умение составить отчет, который нужно представить в устной форме. В этом случае от вас не требуется такого количества информации, как при письменном отчете. Но вам необходимо подготовиться к нему более тщательно. Обычно устные отчеты используются на собраниях или конференциях, проводимых по итогам работы коллектива за небольшой период времени.
Различаются отчеты и по срокам, за которые они предоставляются. Так, о проделанной работе отчет может составляться каждый день, раз в неделю или один раз в декаду. Существуют также отчеты ежемесячные и годовые. Все они имеют помимо ряда общих черт характерные особенности. Отчеты такого рода достаточно удобно сопоставлять и изучать, так как в них могут использоваться разнообразные таблицы, графики и диаграммы.
Отчет может также передавать информацию о каком-то происшедшем событии или представлять собой фиксирование устного процесса общения, например заседания или совещания. В этом случае он представляет собой письменный документ, который необходим для фиксирования каких-либо конкретных фактов и их хранения или передачи третьему лицу. Он также может представлять собой ответы на определенные вопросы адресата.
Если с конкретными требованиями в отчетности о проделанной работе, израсходованных средствах или приобретенных материалах вы можете быстро разобраться, изучив специальную документацию компании, то с составлением отчетов, не содержащих свода числовой информации, вам необходимо ознакомиться заранее, так как они имеют свою специфику.
Как и к любому деловому документу, к отчету предъявляются следующие требования: он должен содержать всю необходимую информацию, изложенную в предельно краткой форме. Для того, что научиться составлять отчеты таким образом, вам необходимо познакомиться с основными требованиями.
Помните, что народная мудрость гласит: "Что написано пером, того не вырубишь топором". Поэтому следует предельно внимательно относиться к любому слову, которое вы используете для фиксации информации на бумаге. Если в устной беседе какая-то случайная неловкость может остаться незамеченной или ее легко сглаживают, то все погрешности, попавшие в отчет, фиксируются на продолжительное время.
